Wenn du wiederkehrende Probleme in deinen Prozessen angehen möchtest, ist A3 ein effektiver Ansatz zur Problemlösung. Er wird seit Jahrzehnten von großen Unternehmen wie Toyota eingesetzt und an Business Schools gelehrt. Mit der A3-Methode kannst du das Problem aufschlüsseln, die Grundursache analysieren und dann umsetzbare Lösungen entwickeln, die mit größerer Wahrscheinlichkeit von Dauer sind – und das alles auf einer einzigen Seite.
Lies weiter, um herauszufinden, wie die A3-Methode genau funktioniert, und sieh dir einen Beispielbericht an, den du ganz einfach auf deine eigene Organisation anwenden kannst.
Was ist die A3-Methode?
Ursprünglich Teil der Lean-Management-Philosophie des Toyota-Produktionssystems (TPS), sind schlanke A3-Berichte ein einseitiges Dokument, das für die Berichterstattung über den Informationsfortschritt und rationale Entscheidungsfindung verwendet wird.
A3-Berichte vereinfachen die Berichterstattung, da sie eine einfache Zusammenfassung zahlreicher detaillierter Berichte und Analysen enthalten. Genauer gesagt werden sie in der Regel in Form von Grafiken, Diagrammen oder Aufzählungen als visuelle Darstellung der gesammelten Daten erstellt. Daher werden sie oft als „One-Pager“ bezeichnet.
Interessante Tatsache: Der Name „A3“ leitet sich von der metrischen Papiergröße ab, auf der der Bericht erstellt wird (entspricht einer Papiergröße von 11 Zoll x 17 Zoll).
7 Elemente der A3-Methode
Probleme zu erkennen ist einfach. Sie zu lösen erfordert jedoch kritisches Denken und technisches, geschäftliches und branchenspezifisches Grundwissen. A3-Denken ist eine Methode, die darauf abzielt, eine bestimmte Denkweise zur Problemlösung zu entwickeln. Alles, was du tun musst, ist, die Zahlen einzugeben.
Hier ist es in sieben Elementen zusammengefasst:
- Logisches Denken – A3 ist ein schrittweiser Prozess.
- Unverfälschte und objektive Darstellung von Informationen.
- Immer die 5-Warums-Methode anwenden, um zu erklären, wie ein Endergebnis erzielt wurde.
- Nur die notwendigen Informationen geben und so viele visuelle Hilfsmittel wie möglich verwenden.
- Alle Maßnahmen müssen mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
- Das Ziel besteht darin, eine einheitliche Perspektive zu schaffen, die im gesamten Unternehmen angepasst werden kann.
- Den Problemlösungsprozess strukturierter gestalten.
Was ist der PDCA-Zyklus in einem A3-Bericht?
Jeder A3-Bericht verwendet den Plan-Do-Check-Act-Zyklus (PDCA) – eine Standard-Managementmethode. Der wissenschaftliche Ansatz dahinter zielt darauf ab:
- Plan (Plan): Definition der gewünschten Ergebnisse und der vorgeschlagenen Lösung zur Erreichung dieses Ziels
- Umsetzung (Do): Testen der vorgeschlagenen Lösung und der gesammelten Daten auf ihre Wirksamkeit
- Überprüfung (Check): Analyse der aus dem Test gewonnenen Daten und Vergleich der Ergebnisse mit dem gewünschten Ergebnis
- Maßnahme (Act): Anpassung der Lösung auf der Grundlage der Daten aus den Phasen „Umsetzung“ und „Überprüfung“, bis die Ziele erreicht sind
Die A3-Methode: So erstellst du einen A3-Bericht
Eine Vorlage für den A3-Bericht ist in sieben Analysen und Arbeitsschritte unterteilt. Diese Schritte wurden so konzipiert, dass sie greifen, wenn ein Problem auftritt oder ein neuer Standard eingeführt wird. Zunächst beziehen sich die vier Analyseschritte auf die Planungsphase des PDCA-Zyklus. Die übrigen drei Arbeitsschritte spiegeln daher die Do-, Check- und Act-Phasen des Zyklus wider.
1. Beschreibe den Hintergrund und die Probleme
In diesem Schritt wird das Problem umrissen. Es muss so beschrieben werden, dass alle beteiligten Mitarbeiter das Problem und seine Auswirkungen verstehen. Außerdem sollte die Beschreibung die Relevanz der Problemlösung für die Erreichung der Unternehmensziele aufzeigen.
2. Erfasse die aktuelle Situation
In diesem Abschnitt wird der Ist-Zustand anschaulich und so detailliert wie möglich beschrieben. Dies kann durch die übersichtliche Darstellung von Fakten in Tabellen und Grafiken unterstützt werden. Es besteht die Hoffnung, dass auf diese Weise die Ursachen des Problems identifiziert werden können und anschließend analysiert werden kann, warum die betroffenen Prozesse ihren Soll-Zustand noch nicht erreicht haben.
3. Beschreibe den Soll-Zustand
Der Soll-Zustand muss klar definiert sein. In der Regel ist es effektiver, mit dem gewünschten Endergebnis zu beginnen und von dort aus rückwärts zu arbeiten. Es sollte dann geklärt werden, wie das Team diesen Soll-Zustand erreichen will, welche Messmethoden es zur Definition des Erfolgs verwenden wird und welche Kennzahl als Vergleichsmaßstab dienen soll.
4. Ursachenanalyse durchführen
Die Ursachenanalyse zielt darauf ab, die Faktoren zu ermitteln, die einen direkten Einfluss auf das Problem haben. Aus den Einflussfaktoren lassen sich Ansatzpunkte für wirksame Maßnahmen ableiten. Mit Hilfe eines Ishikawa-Diagramms kann die Grundursache des Problems identifiziert werden.
5. Gegenmaßnahmen vorschlagen
In diesem Schritt werden alle Maßnahmen aufgelistet, die zur Erreichung des Zielzustands beitragen. Dazu gehören Maßnahmen zur Beseitigung der Grundursachen und zur anschließenden Annäherung des Ist-Zustands an den Zielzustand.
Folgende Fragen sollten beantwortet werden: Was ist das jeweilige (Teil-)Problem? Wie wird das Problem gelöst? Wer ist verantwortlich? Wann wird die Maßnahme umgesetzt? Wo wird sie durchgeführt?
6. Erfolg der Maßnahme überprüfe
Die Erfolgskontrolle der A3-Methode darf nicht vergessen werden. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob die umgesetzte Maßnahme das geplante Ergebnis erzielt hat. Wenn eine Variable oder Messung zu irgendeinem Zeitpunkt von ihrem geplanten Zustand abweicht, sollte dies dokumentiert und sofort behoben werden. Denkt daran, dass der Erfolg der geplanten Maßnahmen quantifizierbar sein sollte, und eine grafische Darstellung hilft bei der Verständlichkeit.
7. Standardisierung und Nachverfolgun
Im letzten Schritt wird der gesamte Prozess bewertet. Welche zusätzlichen Maßnahmen sollten gegebenenfalls ergriffen werden, um dein Ziel zu erreichen? Insbesondere wenn sich eine Maßnahme als erfolgreich erweist, solltest du sie als Standard in deinen Betriebsprozess integrieren. Auf diese Weise können deine gewonnenen Erfahrungen auf andere Aufgaben und Probleme angewendet werden und den Mitarbeitern in anderen Unternehmensbereichen zugutekommen.
A3-Bericht Beispiel
Der Versuch, A3-Prozessverbesserungen zum ersten Mal ohne Beispiel durchzuführen, kann selbst für die erfahrensten Fachleute schwierig sein. Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen A3-Bericht erstellst, damit du auf die kniffligsten Probleme vorbereitet bist.
Beispielprämisse
In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass es bei dem bisher größten Projekt unseres Unternehmens ein Problem gibt, das uns daran hindert, voranzukommen. Jede größere zeitliche Verzögerung führt dazu, dass das Unternehmen nicht rechtzeitig liefern kann, was das Unternehmen 100.000 US-Dollar pro Tag Verspätung kostet. Eine größere Verzögerung führt auch dazu, dass das Unternehmen das Budget überschreitet und den Verlust unseres bestzahlenden Kunden riskiert.
Wir müssen den Problemlösungsprozess verbessern, um in einem Bruchteil der Zeit bessere Ergebnisse und kreativere Lösungen zu erzielen. Aber wie können wir mit einem A3-Bericht kreative Lösungen erzielen? Lass uns dieses Problem Schritt für Schritt aufschlüsseln.
Hintergrundinformationen bereitstellen
Frage dich zunächst: Vor welchem Problem steht mein Unternehmen?
Unser Unternehmen hat mit einer Terminverzögerung zu kämpfen. Unser größter Kunde hat eine Lieferung von 200.000 Schuhen bestellt, die am 02.01.2022 in seinem Lager eintreffen soll. Heute ist der 01.01.2022. Wir haben die Bestellung am 12.1.2021 erhalten und haben somit zwei Monate Zeit, um die Bestellung abzuschließen. Aufgrund des strengen Fälligkeitsdatums und des Zeitdrucks hatten wir geplant, 100.000 Schuhe pro Monat zu produzieren. Nach der Auswertung der Zahlen am Ende des letzten Monats liegen wir jedoch 25.000 Schuhe hinter dem Zeitplan zurück.
Wenn wir so weitermachen wie bisher, gibt es keinen Grund zu der Annahme, dass uns bis Ende dieses Monats nicht noch weitere 50.000 Schuhe fehlen werden. Wir brauchen eine Lösung, um die Produktion zu steigern. Andernfalls riskieren wir, das zukünftige Geschäft mit unserem Kunden zu verlieren.
Zweitens: Welche Folgen hat dieses Problem für mein Unternehmen?
Wir können dies wie folgt auflisten:
- Kosten 100.000 $ pro Tag, an dem wir das Fälligkeitsdatum überschreiten.
- Derzeit fehlen 25.000 Schuhe
- Bis zum Fälligkeitsdatum werden 50.000 Schuhe fehlen.
- Es besteht das Risiko, einen wichtigen Kunden zu verlieren, wenn das Problem nicht bald behoben wird
Drittens: Warum befasse ich mich mit diesem Problem?
Das Ziel besteht darin, die Produktion zu steigern, um die Frist einzuhalten, und eine dauerhafte Lösung zu finden, die uns dabei hilft, uns schnell anzupassen, falls in Zukunft eine ähnliche Situation eintritt.
Viertens: In welche Kategorien fällt dieses Problem?
Produktion
Fünftens: Wie dringend ist dieses Problem?
Extrem dringend
Beschreibe die aktuelle Situation
Die A3-Projektberichte sind kurze Dokumente, die durch visuelle Hilfsmittel verständlicher gemacht werden. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und dies ist einer der Hauptgründe, warum diese Dokumente so kurz ausfallen können. An dieser Stelle kannst du visuelle Elemente in Form von Diagrammen, Grafiken oder Fotos des Problems hinzufügen. Ansonsten teile die restlichen Informationen in kleine, leicht verdauliche Abschnitte auf.
Welche Eindämmungsmaßnahmen wurden bereits umgesetzt, um die Auswirkungen auf das Unternehmen zu reduzieren?
- Anreize für Mitarbeiter*innen, Überstunden zu leisten
- Verfolgung der Produktionsraten einzelner Mitarbeiter*innen, um persönliche Ineffizienzen zu isolieren
- Entnahme von Ressourcen aus anderen, weniger priorisierten Projekten
Liste alle Mitarbeiter*innen auf, die an diesem Problem beteiligt oder davon betroffen sind.
Wie sieht der Zielzustand aus?
Wie sieht der Zielzustand oder das Ziel aus, nachdem das Problem gelöst wurde?
Das Ziel ist es, bis Ende dieses Monats 150.000 Schuhe zu produzieren, wenn unsere derzeitige Produktionsrate bei 75.000 Schuhen pro Monat liegt. Wir wollen die Produktion auf 200 % steigern.
Wann werden wir diesen Zielzustand erreichen?
Der Zielzustand wird bis zum 1. Februar 2025 erreicht sein.
Wie werde ich diesen Zielzustand erreichen? Haben ich einen Stufenplan?
Antworte mit Ja oder Nein. Diesen Schritt zu überspringen, mag wie eine bessere Nutzung deiner Zeit erscheinen, aber die Frage wird nicht ohne Grund gestellt. Die Beantwortung mit einem definitiven „Ja“ oder „Nein“ gibt Aufschluss über den wichtigsten Teil des gesamten Berichts über die A3-Methode, abgesehen von der Identifizierung des ursprünglichen Problems: einen Plan zu haben, um es zu lösen.
Wie werden Sie Ihren Fortschritt in Richtung des Zielzustands quantifizieren oder messen?
Der Zielzustand wird anhand der Anzahl der produzierten Schuhe quantifiziert.
Was sind die erwarteten Vorteile?
- Einhaltung der Frist
- Erhalt eines Großkunden
- Steigerung der Gewinnspanne bei zukünftigen Projekten
- Steigerung der Arbeitseffizienz
- Einhaltung des Budgets
Ursachenanalyse mit der 5-Warum-Methode durchführen
Warum 1? – Warum lagen wir um 25.000 Schuhe unter der monatlichen Quote? Wir lagen unter der Quote, weil eine Montagelinie stillstand. Eine unserer Maschinen ist ausgefallen und wird derzeit gewartet.
Warum 2? – Warum ist die Maschine ausgefallen? Sie ist ausgefallen, weil die geplante monatliche Prüfung und Wartung nicht durchgeführt wurde.
Warum 3? – Warum wurde die geplante monatliche Prüfung und Wartung der Maschine nicht durchgeführt? Sie wurde nicht durchgeführt, weil die Unterlagen verloren gegangen sind.
Warum 4? – Warum wurde die Produktion nicht von den anderen Maschinen übernommen, die derzeit in Betrieb sind? Die Maschinen sind bereits voll ausgelastet.
Warum 5? – Warum haben wir nicht mehr Maschinen gekauft, um die Produktion zu steigern? Es wurde nicht angeordnet, mehr zu bestellen.
Schlage Gegenmaßnahmen vor
- Wechsel zu einem digitalen Checklisten-System mit einer Planungs- und Benachrichtigungsfunktion, damit dadurch keine Prüfungen und Wartungskontrollen mehr übersehen werden.
- Kaufe fünf weitere Maschinen, um die Produktion zu steigern. Jede Maschine kann etwa 25.000 Schuhe produzieren. Dies würde uns somit helfen, unsere Quote zu erreichen und die ausgeliehenen Maschinen wieder für Projekte mit niedrigerer Priorität einzusetzen.
- Sobald die Maschinen eingetroffen sind, können wir die Überstunden der Mitarbeiter abbauen.
- Überprüfe noch einmal, ob alle Maschinen ihre monatlichen Prüfungen und Wartungskontrollen erhalten haben.
Hast du ein Diagramm erstellt, um deinen Plan zu visualisieren?
Ja.
Hast du Rollen und Verantwortlichkeiten klar zugewiesen, um das Problem zu lösen?
Ja.
Überprüfe die Erfolgsquote
Wurde die vorgeschlagene Gegenmaßnahme erfolgreich umgesetzt?
Ja.
Welche Gegenmaßnahme wurde umgesetzt?
- Wir haben ein Abonnement für Lumiform erworben, ein Unternehmen für digitale Checklisten und Vorlagen mit einer Planungs- und Benachrichtigungsfunktion.
- Wir haben fünf Maschinen bestellt, um die Produktionsmängel auszugleichen.
- Sobald die Maschinen eingetroffen sind, werden wir alle Mitarbeiter von den Überstunden befreien.
- Alle aktuellen Maschinen haben ihre monatlichen Wartungsprüfungen erhalten.
Welche Schwierigkeiten gab es bei der Umsetzung der Gegenmaßnahmen und wie können sie überwunden werden?
Es hat zwei Wochen gedauert, bis die Maschinen eingetroffen sind. Wir haben jedoch fünf Maschinen bestellt, sodass sie die verlorene Zeit ausgleichen können. Wir schlagen vor, die Produktionskontrollen alle zwei Monate statt einmal im Monat durchzuführen, um Probleme mit Maschinen und Quoten früher zu erkennen.
Nachdem du nun ein Beispiel für eine Prozessverbesserung nach A3 gelesen hast, ist es an der Zeit, das Gelernte in Maßnahmen umzusetzen. Möchtest du diese A3-Berichtsvorlage verwenden, um Probleme in deinem Unternehmen zu analysieren? Du kannst sie kostenlos als PDF herunterladen oder kostenlos online oder mit unserer mobilen App verwenden.
Vorteile der Problemlösung nach A3
Die Vorteile eines A3-Modells lassen sich in den folgenden Aufzählungspunkten zusammenfassen:
- Die A3-Berichterstattung ist ein einheitliches Berichterstattungsinstrument, das Mentoring und Teambildung im Allgemeinen fördert.
- Sie fördert den Informationsaustausch innerhalb der Organisation und damit das Lernen und die kontinuierliche Verbesserung.
- Das A3-System steht für das Engagement für gemeinsame Ziele, was das Verantwortungsbewusstsein stärkt.
- Ein A3-Bericht wird nicht nur zur Problemlösung verwendet, sondern auch für Verbesserungsvorschläge, Berichterstattung, Coaching usw.
Einsatz von Technologie für die A3-Methode
Die Effektivität des A3-Modells hängt stark von der erfolgreichen Analyse und Interpretation der Daten ab. Mit einer vielseitigen App zur Datenerfassung, Analyse und Vorlagenerstellung wie Lumiform können Unternehmen die Vorteile eines A3-Problemblatts voll ausschöpfen.
Eine Vorlage für den A3-Bericht kannst du einfach über die App per Tablet oder Smartphone erstellen – online oder offline. Die A3-Berichtsvorlage kannst du auch über eine Desktop-Software erstellen und dann allen verantwortlichen Mitarbeitern sofort zur Verfügung stellen. Die Daten kannst du mit dem jeweiligen mobilen Gerät vor Ort erfassen und später auf dem Desktop zur besseren Ansicht auswerten.
Lumiform führt die Mitarbeiter durch alle Dokumentationsprozesse und reduziert somit das Risiko von Dokumentationsfehlern erheblich. Die digitale Lösung für den A3-Bericht bietet viele weitere Vorteile, wie z. B.:
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an die Stakeholder gesendet werden.
- Generiere Echtzeitdaten über interne Prozesse. Dadurch werden Qualität und Sicherheit messbar, während die Prozesse auf der Grundlage der gesammelten Daten kontinuierlich optimiert werden.
- Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation im Team, mit Dritten und dem Management sowie schnelleres Reporting werden Probleme bis zu 4x schneller gelöst als zuvor.
- Alle Daten werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
- Umfassende Analysen helfen dabei, ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und so die Auditprozesse kontinuierlich zu verbessern.
Melde dich jetzt ganz einfach an, um mit Lumiform deine internen Prozesse nacchaltig zu verbessern!