Hast du schon einmal die Frustration erlebt, wenn Sicherheitsrisiken oder Compliance-Probleme auf deiner Baustelle unbemerkt bleiben? Damit bist du nicht allein. Eine Betriebsbegehung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung von Effizienz und Sicherheit in verschiedenen Branchen, von Bau bis Gastgewerbe. Stell dir vor, ein Bauleiter entdeckt während einer Routinebegehung einen strukturellen Mangel – bleibt dieser unbemerkt, könnte er zu teuren Verzögerungen und Sicherheitsrisiken führen. Hier spielen Betriebsbegehungen eine wichtige Rolle.
Mit einem systematischen Ansatz sorgst du dafür, dass dein Standort sicher, compliant und effizient ist. Ob tägliche Sicherheitschecks auf einer Baustelle oder umfassende Compliance-Audits in einem Hotel, Betriebsbegehungen sind unerlässlich, um hohe Standards zu wahren und kostspielige Probleme zu vermeiden. In diesem Leitfaden erfährst du, wie Betriebsbegehungen funktionieren, von den verschiedenen Arten bis zu Best Practices.
Was ist eine Betriebsbegehung?
Eine Betriebsbegehung prüft die Qualität und Wirksamkeit von Maßnahmen wie Sicherheit, Compliance, Gesundheitsschutz und Gesamtqualität. Ziel ist es, Mängel zu entdecken und Wege zu ihrer Beseitigung zu finden.
Betriebsbegehungen sind integraler Bestandteil eines gut funktionierenden, compliant Arbeitsplatzes und gehören zu den Pflichten des Arbeitgebers. Idealerweise werden sie im Vorfeld in einem Ausschuss besprochen und detailliert vorbereitet.
Eine Begehung kann auch nach einem Ereignis (z.B. Unfall) oder zu einem speziellen Thema wie Hygiene oder Brandschutz erfolgen.
In Unternehmen werden Begehungen auch im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, um das physische Risiko für Mitarbeiter zu bewerten.
Was passiert bei einer Betriebsbegehung?
Betriebsbegehungen folgen einem Schritt-für-Schritt-Prozess, der von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen dauern kann. Während die Kernschritte bei verschiedenen Inspektionen ähnlich sind, hängen die Details vom Inspektionstyp und der Branche ab.
Hier ein Überblick über den Prozess:
- Vorbereitung: Die Inspektoren überprüfen relevante Vorschriften und Branchenstandards, um die Kriterien der Inspektion zu verstehen. Sie sammeln die notwendigen Hilfsmittel und Dokumente und führen eine Briefing-Sitzung mit der Betriebsleitung durch.
- Durchführung: Danach erfolgt ein gründlicher Rundgang durch den Standort. Dies kann visuelle Kontrollen, Messungen und Funktionstests umfassen. Sie können Mitarbeiter und andere Beteiligte befragen.
- Dokumentation: Dokumentiere alle Beobachtungen und Testergebnisse sorgfältig. Inspektoren notieren auch Mängel, Nicht-Compliance und potenzielle Gefahren und kategorisieren sie nach Schwere und Auswirkungen.
- Berichterstattung und Nachverfolgung: Teile einen detaillierter Bericht mit den Beteiligten, plane und setze Korrekturmaßnahmen um, damit die Probleme behoben werden können.
Sowohl interne als auch externe Mitglieder sind beteiligt.
Arten von Betriebsbegehungen
Trotz dieser gemeinsamen Schritte gibt es verschiedene Formen von Betriebsbegehungen, da sie in unterschiedlichen Branchen durchgeführt werden. Hier sind die Haupttypen von Betriebsbegehungen:
Routinemäßige Standortprüfung
Routinebegehungen überprüfen die laufende Compliance und betriebliche Effizienz. Diese Begehungen finden typischerweise wöchentlich oder monatlich statt und decken verschiedene Aspekte des Standorts ab, wie die Funktionalität von Geräten, Sauberkeit und allgemeine Sicherheitsbedingungen. Routine-Betriebsbegehungen sind proaktiv, da sie nicht durch Vorfälle oder regulatorische Anforderungen ausgelöst werden, sondern Teil eines regelmäßigen Wartungsplans sind.
Beispiel: Wöchentliche Geräteprüfungen in einem Produktionsbetrieb, um sicherzustellen, dass Maschinen korrekt und sicher arbeiten.
Sicherheitsprüfung
Sicherheitsprüfungen konzentrieren sich darauf, Gefahren zu identifizieren und zu mindern, die für Arbeiter und Besucher riskant sein könnten. Diese Begehungen sind in risikoreichen Umgebungen wie Baustellen entscheidend, wo potenzielle Gefahren häufiger auftreten. Das Hauptziel dieser Begehungen ist es, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen und Unfälle und Verletzungen zu verhindern.
Sicherheitsprüfungen können die ordnungsgemäße Nutzung persönlicher Schutzausrüstung (PSA), die Zugänglichkeit von Notausgängen und die Einhaltung festgelegter Sicherheitsprotokolle bewerten.
Beispiel: Überprüfung der ordnungsgemäßen Nutzung von PSA und sicherem Gerüstbau auf einer Baustelle.
Konformitätsprüfung
Konformitätsprüfungen werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Standort den Branchenvorschriften, gesetzlichen Anforderungen und internen Standards entspricht. Diese Begehungen sind entscheidend, um rechtliche Strafen zu vermeiden und Zertifizierungen zu erhalten.
Compliance-Betriebsbegehungen können die Überprüfung beinhalten, ob Umweltschutzvorschriften eingehalten und Gesundheits- und Sicherheitsstandards erfüllt werden, sowie die Bestätigung, dass alle Dokumentationen aktuell sind. Durch Compliance-Begehungen können Unternehmen mit regulatorischen Änderungen Schritt halten und ihren Ruf wahren.
Beispiel: Überprüfung, ob die Abfallentsorgungsmethoden einer Fabrik den Umweltvorschriften entsprechen.
Vorbetriebliche Kontrolle
Vorbetriebliche Kontrollen werden vor dem Start neuer Unternehmen oder Projekte durchgeführt, um zu überprüfen, ob alles korrekt und sicher eingerichtet und bereit ist. Diese Begehungen sind entscheidend, um potenzielle Probleme zu finden, die den erfolgreichen Start eines Projekts behindern könnten. Während einer Vorbetriebs-Begehung wird der Standort oder das Projekt gründlich geprüft und bewertet.
Dazu gehört die Bestätigung, dass alle notwendigen Genehmigungen vorhanden sind, Ausrüstung und Materialien einsatzbereit und verfügbar sind und Teammitglieder gut geschult und vorbereitet sind.
Beispiel: Sicherstellen, dass alle Genehmigungen eingeholt und Sicherheitsmaßnahmen getroffen sind, bevor ein neues Restaurant eröffnet wird.
Ereignisbezogene Inspektion
Ereignisbezogene Inspektionen werden durch spezifische Vorfälle oder Beinaheunfälle ausgelöst. Diese Begehungen sind reaktiv und darauf ausgelegt, die Ursachen von Vorfällen wie Unfällen, Geräteausfällen oder Sicherheitsverletzungen zu identifizieren.
Indem du verstehst, was schiefgelaufen ist, kannst du Korrekturmaßnahmen umsetzen und Sicherheitsprotokolle verbessern, um ähnliche Vorfälle in der Zukunft zu verhindern. Diese Art der Begehung ist entscheidend für kontinuierliche Verbesserungen und die Förderung einer Kultur der Sicherheit und Verantwortung.
Beispiel: Untersuchung der Ursache einer Chemikalienverschüttung in einem Labor, um zukünftige Risiken zu minimieren und die Sicherheit zu verbessern.
Best Practices für Betriebsbegehung
Unabhängig davon, welche Art von Betriebsbegehung du durchführst, erzielst du die besten Ergebnisse, indem du diese wesentlichen Tipps befolgst:
Verstehe den Standort deiner Betriebsbegehung
Bevor du mit der Betriebsbegehung beginnst, ist es wichtig, den Standort, den du inspizieren wirst, genau zu verstehen. Das bedeutet, dass du dich mit dem Layout, den Abläufen und den spezifischen Bereichen vertraut machst, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Überprüfe die Standortpläne, frühere Inspektionsberichte und alle relevanten Dokumentationen, um Einblicke in die Geschichte des Standorts und mögliche Problemzonen zu gewinnen. Du kannst auch mit der Standortleitung und den Mitarbeitern sprechen, um zusätzlichen Kontext zu erhalten und besondere Herausforderungen oder Bedenken zu verstehen.
Sei gründlich und systematisch
Eine erfolgreiche Betriebsbegehung erfordert einen organisierten Ansatz. Verwende eine detaillierte Checkliste, die alle kritischen Bereiche und Aspekte des Standorts abdeckt, damit du nichts übersiehst. Folge einer logischen Reihenfolge während der Begehung und bewege dich methodisch von einem Bereich zum nächsten.
Achte sowohl auf offensichtliche als auch auf subtile Probleme und stelle sicher, dass du alle Beobachtungen sorgfältig dokumentierst. Offensichtliche Probleme könnten sichtbare Schäden oder nicht funktionierende Geräte sein, während subtile Probleme leichte Abweichungen von den Standardverfahren sein könnten.
Priorisiere Sicherheit bei der Betriebsbegehung
Bevor die Betriebsbegehung beginnt, führe mit dem Inspektionsteam ein Sicherheitsbriefing durch, um potenzielle Gefahren zu besprechen. Alle sollten sich der Sicherheitsprotokolle und Notfallverfahren bewusst sein.
Während der Begehung halte dich stets an die Sicherheitsprotokolle, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass Maschinen ordnungsgemäß abgeschaltet und verriegelt sind, bevor du dich näherst, und folge den richtigen Verfahren für das Handling und die Entsorgung von Gefahrstoffen. Halte klare Kommunikation mit dem Personal vor Ort, damit sie über deine Anwesenheit und die Bereiche, die du inspizieren wirst, informiert sind.
Verwendung einer Checkliste für die Betriebsbegehung
Wenn du während einer Betriebsbegehung eine Checkliste verwendest, solltest du nicht nur Mängel erfassen, sondern auch alle möglichen Risiko- und Stressfaktoren systematisch dokumentieren. Checklisten sind bei dieser Art von Begehung besonders hilfreich, da sie eine umfangreiche Dokumentation erleichtern. Eine Checkliste für die Betriebsbegehung variiert in Umfang und Inhalt je nach Art des Unternehmens und Arbeitsplatzes. Es gibt jedoch einige Schwerpunkte, die sich in jeder Checklisten-Vorlage für eine Betriebsbegehung finden lassen:
Arbeitssicherheit und Ergonomie
Der Hauptfokus jeder Betriebsbegehung liegt darauf, die festgelegten Schutzmaßnahmen zu überprüfen und ob die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Entsprechend wird nach Mängeln in der Arbeitssicherheit und physischen Gefahren gesucht. Dazu gehört auch die Überprüfung, ob Mitarbeiter Schutzausrüstung verwenden und Verhaltensanweisungen umsetzen. Überprüfe auch das Raumklima, die Beleuchtung und die Lärmpegel.
Beobachtung und Mitarbeiterbeteiligung
Einige Gefahrenfaktoren lassen sich nur durch die Beobachtung von Arbeitsprozessen identifizieren. Dazu kannst du einen Rundgang mit einer Checkliste durchführen, um nach Objekten, Aktivitäten oder Hindernissen zu suchen, die Sicherheitsbedenken hervorrufen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter in diesen Teil der Betriebsbegehung einzubeziehen und zu befragen. Zudem kannst du Hinweise und Beschwerden dokumentieren.
Psychische Gefährdungen
Bedrohungsfaktoren, die die psychische Gesundheit eines Mitarbeiters beeinträchtigen, können während einer Betriebsbegehung nur begrenzt erfasst werden. Hektische und stressige Umweltbedingungen können jedoch in die Checkliste aufgenommen werden. Alles Weitere musst du durch eine anonyme Befragung der Mitarbeiter ermitteln.
Mängelliste
Die während einer Betriebsbegehung festgestellten Mängel, solltest du in einer Checkliste erfassen. Folgende Informationen sollten enthalten sein:
- Art des Mangels
- Vorgeschlagene Maßnahme(n)
- Verantwortlicher für die Umsetzung
- Fristen für die Umsetzung
Lumiforms digitale Lösung für deine Betriebsbegehung
Geplante Begehungen sind ein wichtiger Teil des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Sie sollten daher sorgfältig und mit bestmöglicher Ausrüstung durchgeführt werden. Digitale Technologien erleichtern es beispielsweise Sicherheitsbeauftragten, Inspektionen durchzuführen, zu dokumentieren und auszuwerten.
Mit der mobilen App von Lumiform kann jede Art von Qualitäts- und Sicherheitsinspektion einfach mit einem Tablet oder Smartphone durchgeführt werden – online oder offline. Die Desktop-Software wird genutzt, um Checklisten zu erstellen und die vor Ort gesammelten Daten auszuwerten. Dies reduziert das Risiko von Qualitätsverlusten, Arbeitsunfällen, Dokumentationsfehlern und Rufschäden erheblich.
Die ständig steigenden gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation von Prozessen können mit der digitalen Anwendung leicht erfüllt werden. Jeder Nutzer wird durch das System durch alle Dokumentationsprozesse geführt, was nahezu fehlerfrei ist. Wenn das Gefährdungspotenzial am Arbeitsplatz steigt, kann die Checkliste für Betriebsbegehungen mit dem flexiblen Formular-Baukasten einfach angepasst werden.
Weitere Vorteile einer Betriebsbegehung mit einer digitalen Checkliste:
- Schnellere Berichterstattung durch automatisch generierte Berichte – erspart dir die manuelle Nacharbeit.
- Umfassende Analysen – sparen Zeit und decken Gefahren im Unternehmen schneller auf, um Schutzmaßnahmen kontinuierlich zu verbessern.
- Je nach Anwendung werden Betriebsbegehungen etwa 30%-50% schneller durchgeführt als mit starker Ausrüstung.
Dies verbessert nicht nur die Inspektionseffizienz, sondern führt auch zu einem deutlich sichereren Arbeitsplatz.