Kanban-Methode für effektives Zeitmanagement: Effizient und effektiv arbeiten

Was ist die Kanban-Methode?

Insgesamt umfasst das Kanban Verfahren die gesamte Wertschöpfungskette eines Produkts oder einer Dienstleistung, vom Lieferanten bis zum Verbraucher, und dient dazu, alle Prozesse jederzeit zu überwachen, um Unterbrechungen, Engpässe oder Überbestände zu vermeiden und eine Nachfrage-Pull– statt einer Supply-Push-Strategie zu etablieren. Auf diese Weise sorgt die Kanban-Methode neben Zeitmanagement auch für Produktivität, einen besseren Überblick und die Vermeidung und Antizipation von Problemen.

Kanban ist der japanische Begriff für „Sichttafel“ oder „Zeichen“ und wurde verwendet, um eine Planungstechnik zu beschreiben, die Teil der Entwicklung von Lean-Techniken in der Fertigung im Toyota Produktionssystem (TPS) war. Dort wurde ein Vorläufer von Kanban verwendet, um Aufgaben während des Just-in-Time-Fertigungsprozesses zu planen.

In der Fertigung von Toyota in den 1940er Jahren wurde dies in Form von sogenannten Kanban-Karten umgesetzt, die damals an jedem fertigen Produkt angebracht wurden. Sobald ein Produkt verkauft war, wurde die Karte an die Produktion zurückgegeben, um zu signalisieren, dass eine Nachfrage nach dem Produkt bestand, das dann erneut produziert wurde. Das gleiche System wurde nicht nur für Fertigwaren, sondern auch für Materialien angewendet. Sobald der Vorrat zur Neige ging, wurde die Karte zurückgegeben, damit die Vorräte wieder aufgefüllt werden konnten.

Während Taiichi Ōno als Begründer des Systems in der Produktion gilt, war David J. Anderson der erste, der die Technik auf die IT- und Softwareentwicklung anwendete, und sein 2010 erschienenes Buch Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business ist eine der umfassendsten Ressourcen zur Kanban-Methode.

Durch Anderson ist Kanban nicht nur zu einem beliebten Werkzeug in der Softwarebranche geworden, sondern zu einer allgemeinen Technik für das Management von Wissensarbeit in vielen verschiedenen Bereichen, darunter zum Beispiel im Projektmanagement. Auf diese Weise wurde Kanban zu einem Werkzeug, das für das Management von Prozessen in fast jeder denkbaren Branche eingesetzt werden kann.

In der Softwarebranche oder im Projektmanagement wird Kanban in den meisten Fällen nicht mehr mit Papierschnipseln ausgeführt, die an einem bestimmten Produkt oder Material befestigt sind. Stattdessen halten kleine Kärtchen den Arbeitsfortschritt auf einem sogenannten Kanban-Board visuell fest, um alle auf dem Laufenden zu halten und sie auch zur Verantwortung zu ziehen.

Deshalb ist das System auch als Kanban Board Methode bekannt und hat sich mittlerweile auch auf die digitale Welt übertragen, wo virtuelle Kärtchen auf einer virtuellen Tafel hin und her bewegt werden.

Die 4 Kanban Verfahren Prinzipien

Auch wenn Kanban ein ziemlich flexibles Werkzeug ist, das du an deine eigenen Bedürfnisse anpassen kannst, beruht die Technik dennoch auf einer Reihe von Regeln, Prinzipien und Praktiken.

Das Ziel von Kanban ist, wie bei allen Lean-Management-Techniken, die kontinuierliche Verbesserung. Andere Vorteile der Kanban-Methode, wie Zeitmanagement, Produktivität und ein besserer Überblick sind quasi “nur” Nebenprodukte dieses Ziels, aber gleichzeitig auch Katalysatoren, um es zu erreichen. Jeder Arbeitsschritt und jede Planung begünstigt oder behindert die anderen und das gesamte System ist ein Feedback-Loop, bei dem alle Schritte wie Zahnräder ineinander greifen.

Die Einhaltung der vier grundlegenden Kanban-Prinzipien unterstützt dieses Ziel und hilft, deine Prozesse zu verbessern.

1. WORKFLOW VISUALISIERUNG

Die Kanban Board Methode verlangt nach Visualisierung, denn sie ist der Kerngedanke der Methode. Hier kommt die bereits erwähnte Kanban-Tafel ins Spiel, die als visueller Leitfaden in physischer oder virtueller Form verwendet wird.

Eine Kanban-Tafel kann so einfach oder so komplex sein, wie sie dir dient. Um deine Prozesse erfolgreich zu visualisieren, musst du deinen Arbeitsablauf bis ins kleinste Detail herunterbrechen, Aufgaben zuweisen oder herausfinden, wer für was zuständig ist, um dann Kanban-Karten zu erstellen. Nutze Swimlanes und Spalten, um deine Arbeitsabläufe zu strukturieren und mehrere Projekte oder miteinander verknüpfte Aufgaben gleichzeitig zu verwalten.

2. WIP-BESCHRÄNKUNG

Da Kanban auf einem Pull-System basiert, ist die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden können, entscheidend für einen gleichmäßigen und flüssigen Kanban-Workflow. Auf diese Weise werden die Aufgabenlisten nicht überfüllt, es besteht keine Gefahr der Überlastung und alles wird rechtzeitig erledigt. Ob in der Softwareentwicklung oder im Projektmanagement, Kanban ist eine Stütze und ein Werkzeug, das deinem Team helfen soll, sein maximales Potenzial zu erreichen.

Ein WIP-Limit bedeutet im Wesentlichen, dass eine neue Kanban-Karte erst dann in die In Bearbeitung Spalte kommt, wenn die Karte, an der du gerade arbeitest, in die Prüfungs oder Erledigt Spalte verschoben wurde. Auf diese Weise ziehst du neue Arbeit je nach Bedarf ein.

3. KONZENTRIERE DICH AUF DEN FLOW

Da du dich um eine kontinuierliche Verbesserung bemühst und die Kanban-Methode für Zeitmanagement nutzt, ist es wichtig, deinen Arbeitsfluss regelmäßig im Blick zu behalten zu überwachen. Halte nach Engpässen oder anderen Problemen Ausschau: Wie schnell wandert deine Arbeit von der To-Do zur Ereldigt-Spalte? Kann der Fluss verbessert werden? Es ist wichtig, dass du

• Blockaden schnell angehst.
• die Leistung deines Teams misst, indem du die Durchlaufzeit verfolgst.
• die Durchlaufzeiten verfolgst.

4. KONTINUIERLICHE VERBESSERUNG

Die Kanban Board Methode ist ein sich bewegendes, lebendes und atmendes System und ein evolutionäres Konzept, das darauf ausgelegt ist, dass du dich ständig anpasst und weiterentwickelst, um kontinuierlich Veränderungen zu schaffen und darauf zu reagieren.

Strenge dich immer an, deinen Ablauf zu verbessern, zu optimieren und zu modifizieren und schaffe eine Kultur des Veränderungsmanagements.

Evaluiere deine Prozesse sorgfältig und sammle Daten, um Verbesserungen wissenschaftlich voranzutreiben und beobachte, wie deine Organisation aufblüht.

Was ist die Kanban Board Methode?

Da Kanban ein etabliertes und beliebtes System ist, sind damit viele Begriffe verbunden, mit denen du vertraut sein solltest, wenn du mit Kanban beginnen willst. Hier werden einige der wichtigsten Terminologien und Konzepte erklärt:

Kanban-Board

Kanban-Boards bzw. Tafeln sind aus dem Projektmanagement nicht mehr wegzudenken und viele sind mit dem visuellen Projektmanagement-Tool vertraut, das sowohl in physischer Form als auch digital verwendet werden kann. Aber was ist ein Kanban-Board eigentlich?

In seiner grundlegendsten Ausprägung ist ein Kanban-Board in drei Stufen unterteilt, die einen Prozess visualisieren:

1. To-Do
2. In Bearbeitung/WIP (Work-In-Progress)
3. Erledigt

Natürlich entscheiden sich viele Teams dafür, weitere Phasen hinzuzufügen oder sie nach ihren Bedürfnissen zu verschieben, aber welche Reihenfolge du auch immer wählst, sie macht den Workflow eines Projekts aus. Auf diese Weise können Aufgaben verwaltet und über die vertikalen und horizontalen Ebenen einer Tafel bewegt werden, um ausgeführt zu werden. So sorgt die Kanban-Methode für besseres Zeitmanagement und hilft dir dabei deine Prozesse zu visualisieren.

Kanban-Karte

Im Kanban Verfahren werden Aufgaben durch Kanban-Karten dargestellt, die wie die Tafel entweder physisch oder virtuell sein können. Diese Karten sammeln Informationen über Aufgaben, beschreiben sie, haben ein Fälligkeitsdatum und werden oft einer bestimmten ausführenden Gruppe oder Person zugewiesen.

Spalten & Swimlanes

Um das Board sinnvoll zu strukturieren, werden Kanban-Boards in vertikale und horizontale Ebenen unterteilt, die auch als Spalten und Swimlanes bezeichnet werden.

Spalten, wie der Name schon vermuten, unterteilen ein Board vertikal und strukturieren die verschiedenen Schritte von To-Do bis Abgeschlossen mit beliebig vielen weiteren Stufen, die du einbeziehen möchtest.

Die horizontalen Ebenen eines Kanban-Boards werden als Swimlanes bezeichnet und dienen im Wesentlichen dazu, verschiedene Aufgaben zusammenzufassen oder sie nach Art, Eigentümer usw. zu trennen.

WIP-Limits

WIP steht für Work-In-Progress und umfasst jede angefangene Aufgabe und ist eine der drei wichtigsten Kennzahlen, in der die Kanban-Methode ihr Zeitmanagementpotenzial unter Beweis stellt. Um eine zu hohe Arbeitsbelastung zu vermeiden, können WIP-Limits dir helfen, zu kontrollieren, woran gearbeitet wird, und gleichzeitig eine Überlastung zu vermeiden.

Durchsatz

Eine der drei Kanban-Kennzahlen, der Durchsatz deines Teams, wird durch die Anzahl der abgeschlossenen Leistungen innerhalb eines Prozesses definiert und misst daher die Produktivität deines Teams über einen bestimmten Zeitraum.

Durchlaufzeit

Eine weitere wichtige Kanban-Kennzahl ist die sogenannte Lead Time bzw. Durchlaufzeit, die misst, wie lange es dauert, bis eine Aufgabe erledigt ist.

Zykluszeit

Jedes Mal, wenn eine neue Aktivität im In Bearbeitung/WIP-Teil deines Workflows registriert wird, beginnt eine neue Zykluszeit. Diese Zeit endet erst, wenn die Stufe Abgeschlossen/Erledigt erreicht ist.

Little’s Law

Littles Gesetz kombiniert die drei Kennzahlen und Variablen Durchlaufzeit, Durchsatz und WIP und ist ein Theorem, das gerne auf Kanban angewandt wird, um die drei Kennzahlen miteinander in Beziehung zu setzen und wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen.

So ist zum Beispiel WIP = Durchsatz x Durchlaufzeit, genauso wie Durchsatz = WIP/Durchlaufzeit und Durchlaufzeit = WIP/Durchsatz.

7 Kanban Kadenzen

Regelmäßige und wiederholte Besprechungen, auch bekannt als Kanban-Kadenzen, helfen dabei, deine Prozesse zu überprüfen, Veränderungen voranzutreiben und den Arbeitsablauf gleichmäßig zu koordinieren.

Diese Meetings finden täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich statt, je nachdem, welche Themen sie behandeln. Sie werden im Allgemeinen in die Kategorien Servicebereitstellung und Verbesserung oder Weiterentwicklung eingeteilt.

PLANUNGSKADENZEN

1. Kanban-Meeting
2. Nachschubbesprechung
3. Lieferplanung

REVIEWKADENZEN

1. Service Delivery Review
2. Risikoüberprüfung
3. Betriebsüberprüfung
4. Strategieüberprüfung

Die digitale Kanban Board Methode

Die Kanban-Methode ist Zeitmanagement-Tool und Produktivitäts-Werkzeug in einem. Das Verfahren ist so vielseitig, dass sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen enorm von ihm profitieren können. Aber wie führt man Kanban am besten in seinem Unternehmen ein? Vor allem, wenn du in einem überwiegend oder ausschließlich digitalen Umfeld arbeitest, wie z.B. in der Softwareentwicklung oder im Netzwerk-Engineering, wo man keine winzigen Zettelchen an die Produkte heften kann?

Seitdem Kanban von der Fertigungshalle auf andere Arten des Aufgabenmanagements übertragen wurde, sind die physischen Papierschnipsel und -tafeln überholt worden. In einem kleinen Büro oder in einem kleinen Team kann es immer noch sinnvoll sein, eine echte Tafel aufzuhängen, um damit zu arbeiten, aber da Arbeiten von zu Hause zu einer praktikablen Option geworden ist – und in einigen Fällen auf dem Höhepunkt der COVID-19-Pandemie sogar zu einer Voraussetzung – ist ein solcher Ansatz häufig nicht mehr möglich.

Deshalb wurden im Laufe der Jahre viele verschiedene Kanban-Tools entwickelt, die es Unternehmen ermöglichen, digitale Kanban-Tafeln über eine Software zu erstellen, auf die jeder von einem beliebigen Standort aus zugreifen kann. Virtuelle Tafeln sind außerdem von Vorteil, weil

• virtuelle Kanban-Karten zur Dokumentation aufbewahrt werden, während Papierzettel leichter verloren gehen.
• virtuelle Karten mehr Informationsspeicher haben und viele Details zu Aufgaben enthalten können, die nicht auf eine Papierkarte passen würden.
• Kanban-Karten aus Papier nicht so haltbar sind wie virtuelle Karten.
• die meisten Kanban-Softwares über Erinnerungen und andere automatische Tools verfügen, die signalisieren, wenn eine Karte überfällig oder startbereit ist.
• WIP-Limits automatisiert werden und Aufgaben als „voneinander abhängig“ festgelegt werden können. Das bedeutet, dass bestimmte Aufgaben erst dann zur WIP-Spalte hinzugefügt werden können, wenn andere Aufgaben abgeschlossen sind.

Lumiform als perfekter Kanban-Partner

Die Kanban-Methode konzentriert sich auf die Visualisierung von Aufgaben und deren Fortschritt. Manche Aufgaben können jedoch zu komplex sein, um sie auf der Kanban-Tafel darzustellen. Mit einer Checklisten-App kannst du diese Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte aufteilen. Diese Schritte kannst du dann der Kanban-Tafel als separate Aufgaben hinzufügen.

Du kannst also deine Produktivitätsbemühungen um eine flexible Checklisten App wie Lumiform ergänzen, die du gemeinsam mit deinem Kanban Board nutzt, um Vorfälle an intern oder externe Benutzer zu melden und wichtige Aufgaben zu verteilen.

Kanban fördert zwar die Zusammenarbeit zwischen deinen Teammitgliedern, aber bietet dir häufig keinerlei Möglichkeit, über bestimmte Aufgaben zu kommunizieren. Mit einer Checklisten-App kannst du Kommentare hinzufügen und mit Teammitgliedern über bestimmte Aufgaben kommunizieren. So wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite stehen und das Risiko von Fehlkommunikation verringert.

Mit Lumiforms automatischer Analysefunktion kannst du detaillierte Ergebnisse über deine Fortschritte erhalten, die über die Kanban-Board Spalten “To Do”, “WIP” und “Done” hinausgehen.

Die Kanban-Methode und Zeitmanagement

Um die Kanban-Methode zum Zeitmanagement zu nutzen, solltest du deinen Arbeitsablauf regelmäßig überprüfen und alle zeitraubenden Aktivitäten oder Ineffizienzen aufdecken. Indem du deinen Prozess kontinuierlich optimierst, kannst du deine Zeitmanagementfähigkeiten verbessern und produktiver werden.

Kanban ist ein leistungsstarkes Werkzeug für das Zeitmanagement, das dir hilft, deine Aufgaben zu visualisieren, sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu priorisieren, deine Zeit effizient einzuteilen und deinen Arbeitsablauf kontinuierlich zu verbessern.

In der Fertigung, der Logistik, der Softwareentwicklung oder im Projektmanagement kann Kanban dir dabei helfen, Projekte pünktlich abzuschließen, indem du Aufgaben besser priorisierst und gleichzeitig Engpässe und Fehlkommunikationen vermeidest.

Die Kanban-Methode kann dir dabei helfen, den Umfang der laufenden Arbeit zu begrenzen. So wird sichergestellt, dass sich alle Teammitglieder auf die Erledigung ihrer aktuellen Aufgaben konzentrieren können, bevor sie mit neuen Aufgaben beginnen. Außerdem lässt sich so die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nachverfolgen, was dir helfen kann, zu erkennen, wann deine Teammitglieder überlastet sind.

Die Vorteile der Kanban-Methode

Wenn du schlanke Strukturen und Systeme anstrebst, solltest du Kanban ausprobieren, um deine Arbeitsabläufe zu verbessern, intelligente Feedbackschleifen für kontinuierliche Verbesserungen zu schaffen und effizienter in deinem Zeitmanagement zu werden.

Kanban ist ein flexibles System, das so kompliziert oder einfach aufgestellt werden kann, wie nötig. Es ermöglicht dir, die volle Verantwortung für deine Prozesse zu übernehmen, das große Ganze zu sehen und einen ganzheitlichen Produktivitätsansatz zu schaffen.

Hier sind einige der Vorteile, die du von der Implementierung von Kanban in die Strukturen deines Unternehmens erwarten kannst:

1. Gesteigerte Effizienz

Es liegt in der Natur von Kanban, Prozesse aufzubrechen, um sie so effizient wie möglich zu gestalten. Indem du eine visuelle Tafel verwendest und WIP-Limits einführst, kannst du sicherstellen, dass dein Team an allem arbeitet, was es bewältigen kann, und den Fluss reibungslos aufrechterhalten, anstatt ihn mit zu vielen Aufgaben zu verstopfen.

2. Mehr Produktivität

Durch den Einsatz der Kanban-Kennzahlen Zykluszeit und Durchsatz kannst du die Produktivität in deinem gesamten Arbeitsablauf erfolgreich und greifbar messen. So kannst du Probleme erkennen und dich auf Bereiche konzentrieren, die verbessert werden müssen.

3. Arbeitspensum verwalten

Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema, das in den letzten Jahren zu Recht immer mehr Aufmerksamkeit gewonnen hat. Der Einsatz von Kanban zur Einführung oder Verbesserung eines Pull-Systems verringert die Belastung für die Beschäftigten und WIP-Grenzen stellen sicher, dass sie nicht mehr übernehmen, als sie bewältigen können, um sie vor Burn-out oder anderen arbeitsbedingten Gesundheitsproblemen zu schützen. Durch ein gut strukturiertes System kann die Kanban-Methode Zeitmanagement fördern und im gesamten Team für eine gesunde Arbeitsweise sorgen und Stress reduzieren.

4. Mehr Zusammenarbeit

Feedback-Schleifen und regelmäßige Meetings, wie sie von den 7 Kanban-Kadenzen gefördert werden, helfen Mitarbeiter*innen und Manager*innen, häufiger und effizienter zusammenzuarbeiten, was zu noch schnelleren Problemlösungen und Prozessverbesserungen führt.

5. Weniger Verschwendung

Da Kanban ein Lean Werkzeug ist, besteht einer der vielen Vorteile der Implementierung des Systems in deinem Unternehmen zur Verwaltung deiner Arbeitsabläufe darin, dass du automatisch Verschwendung reduzierst. Indem du unnötige Schritte weglässt, Engpässe, Ablenkungen oder andere verschwenderische Aktivitäten im Auge behältst, kannst du ein viel effizienteres und nachhaltigeres Unternehmen führen – in jedem Sinne des Wortes.