Wie man einen Vorfallsbericht schreibt: Dein kompletter Leitfaden

Das Einreichen von Vorfallsberichten ist ein wesentlicher Bestandteil der Optimierung deines Betriebsablaufs. Umfassende Vorfallsberichte verbessern die Sicherheit am Arbeitsplatz, was besonders in gefährlichen Bereichen wie dem Baugewerbe, dem Bergbau oder der Fabrikarbeit wichtig ist.

Was ist ein Vorfallsbericht?

Vorfallsberichte sind die Instrumente, die Unternehmen verwenden, um einen Vorfall – in der Regel einen Unfall oder eine Verletzung –am Arbeitsplatz zu dokumentieren. Vorfallsberichte werden in vielen verschiedenen Zusammenhängen verwendet. Du kannst einen Bericht über Personenschäden, Fehlfunktionen von Geräten, Gesundheits- und Sicherheitsprobleme, Fehlverhalten von Beschäftigten und vieles mehr schreiben.

Du solltest einen Vorfallsbericht immer so schnell wie möglich nach der Beobachtung des Vorfalls verfassen. In der Regel werden diese Berichte nur intern verwendet, um den Vorfall zu korrigieren, aber manchmal benötigen externe Parteien wie Versicherungsgesellschaften oder Interessengruppen die Informationen, daher ist es am besten, sie schnell zur Hand zu haben.

Was ist der Zweck eines Vorfallsberichts?

Ein schnell geschriebener Vorfallsbericht ist wichtig, um die Bedingungen am Arbeitsplatz zu verbessern. Er hilft dir zu verstehen, was schief gelaufen ist, wo das Problem entstanden ist und welche Schritte unternommen werden müssen, um das Problem zu lösen.

Ohne einen solchen Bericht hättest du oft gar nicht bemerkt, dass etwas nicht in Ordnung ist. Das macht deutlich, wie wichtig sie sind. Vorfallsberichte sind der erste Schritt, um problematische Bedingungen am Arbeitsplatz zu verbessern, sei es durch die Beseitigung von Gefahren, die Verbesserung der Gebäudesicherheit oder die Optimierung von Arbeitsabläufen.

In einer Branche mit vielen Sicherheitsrisiken, wie dem Baugewerbe oder dem Bergbau, ist es wichtig, Störungen oder unsichere Bedingungen so schnell wie möglich zu melden. Auf diese Weise können die Vorgesetzten Maßnahmen ergreifen, um zu verhindern, dass sich ähnliche Vorfälle wiederholen.

Vorfallsberichte können zu großen Veränderungen im Tagesgeschäft führen. Indem sie auf Bereiche hinweisen, in denen es immer wieder zu Problemen kommt, zeigen diese Berichte den Führungskräften, was sie korrigieren oder abschaffen müssen. Sie können auch zu neuen Richtlinien und Vorschriften führen, die dem Schutz der Arbeitnehmer dienen.

Das Einreichen eines Vorfallsberichts ist eine Form der rechtlichen Reaktion auf einen Vorfall. Das ist wichtig, weil es die Dringlichkeit der Reaktion unterstreicht und eine Rechtfertigung dafür liefert, so schnell wie möglich zu handeln. Und obwohl es sich um eine rechtliche Angelegenheit handelt, kann jeder in einem Unternehmen Vorfallsberichte schreiben und einreichen.

Welche Vorfälle sollten gemeldet werden?

Ein Vorfall wird definiert als ein Ereignis oder eine Situation, die eine Organisation unterbricht oder stört, ein erhebliches Risiko für die Mitglieder einer Organisation darstellt, Auswirkungen auf den Betrieb eines Arbeitsplatzes hat oder dem Unternehmen negative Aufmerksamkeit in den Medien beschert.

Obwohl die Kriterien für die Klassifizierung eines Vorfalls breit gefächert sind, gibt es 5 Hauptkategorien, unter die sie fallen. Diese sind Beinaheunfälle, Verletzungen und Arbeitsausfälle, Gefährdungen, Sentinel-Ereignisse und unerwünschte Ereignisse.

1. Ein Beinaheunfall ist eine Situation, in der ein Schaden oder ein Unfall hätte passieren können, aber glücklicherweise vermieden wurde. Beinaheunfälle zeigen, dass etwas unsicher ist, unabhängig davon, ob jemand tatsächlich verletzt wurde. Wenn zum Beispiel ein Gerät kaputt geht und einen Arbeiter fast verletzt, muss das Gerät repariert werden.
2. Verletzungen und Ausfallzeiten beziehen sich auf Fälle, in denen Arbeitnehmer/innen verletzt werden und aufgrund dieser Verletzung nicht arbeiten können. Jede Verletzung, die auf unsichere Praktiken oder Ausrüstung zurückzuführen ist, ist ein Grund für eine Meldung, egal wie schwer sie ist. Ein Arbeitnehmer kann sich ein Bein brechen, weil ein Kabel gerissen ist, oder sich an einem defekten Herd verbrennen.
3. Eine Exposition liegt vor, wenn eine Person mit infektiösen Substanzen wie Blut in Berührung kommt. Diese Vorfälle treten am häufigsten in Branchen wie dem Gesundheitswesen auf, wo ein Arbeitnehmer von einer kontaminierten Nadel gestochen werden kann, aber sie können an jedem Arbeitsplatz vorkommen. Expositionsereignisse sind sehr ernst, da sie auch die öffentliche Sicherheit beeinträchtigen.
4. Sentinel-Ereignisse sind Vorfälle, die schwere körperliche oder psychische Schäden bei Beschäftigten oder in der Öffentlichkeit verursachen. Sie sind oft Anlass für eine sorgfältige Untersuchung durch externe Fachleute. Häufige Beispiele für Sentinel-Ereignisse sind Verletzungen, die durch:
   • Naturkatastrophen
   • Fahrzeuge
   • Fehlfunktion von Geräten
   • Elektrische oder natürliche Brände
5. Unerwünschte Ereignisse sind Notfälle, die durch eine allergische Reaktion auf ein medizinisches oder pharmazeutisches Gerät verursacht werden. Diese Geräte sind bei Krankenhauspatienten am häufigsten anzutreffen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass unerwünschte Ereignisse gemeldet und in Zukunft vermieden werden.

Wie schreibst du Vorfallsberichte?

Wenn du einen Vorfallsbericht schreibst, solltest du alle Fakten zu dem Vorfall aufschreiben und daran denken, dass mehr Details immer besser sind. Je genauer du beschreibst, was passiert ist, desto einfacher ist es, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Mithilfe einer Mustervorlage für einen Vorfallsbericht kannst du deine Vorfallsberichte leichter vorbereiten .

Unabhängig von deiner Branche sollte jeder Vorfallsbericht Folgendes enthalten:

• Den Ort, das Datum und die Uhrzeit des Vorfalls.
• Details über die Umgebung, die zu dem Vorfall beigetragen haben könnte, wie z.B. lose Nägel auf dem Boden einer Baustelle.
• Die Namen und Positionen aller Beteiligten, egal ob sie direkt betroffen waren oder nicht.
• Eine Aufschlüsselung aller Verletzungen. Welche Art von Verletzung wurde erlitten, wie schwer war sie, und was genau hat sich die Person verletzt?
• Angaben darüber, wer den Vorfall beobachtet hat und ob Zeugen anwesend waren, sowie deren Aussagen.
• Beschreibe die Behandlung, die zum Zeitpunkt des Vorfalls durchgeführt wurde. Gib an, welche Medikamente verabreicht wurden, falls vorhanden.
• Ein Bericht über alle Schäden an Eigentum oder Ausrüstung, die durch den Vorfall entstanden sind.
• Die Maßnahmen aller Beteiligten zum genauen Zeitpunkt des Vorfalls. Gib an, wo sie standen, wie sie sich bewegten und was sie taten, als der Vorfall passierte.

Jedes dieser Details muss genau, objektiv und umfassend sein. Ein Vorfallsbericht sollte das Was, Warum, Wo und Wie eines Vorfalls beantworten. Bildmaterial, wie z. B. Fotos von der Verletzung, den Maschinen oder der Umgebung, hilft dabei, die Ergebnisse klar zu kommunizieren.

Muster für einen Vorfallsbericht

Wie sieht ein Muster eines Unfallberichts aus? Der Inhalt dieser Formulare hängt von deiner Branche ab – ein Baustellenbericht wird andere Faktoren hervorheben als ein Vorfallsbericht in einer Kindertagesstätte – aber das Was, Warum, Wo und Wie des Vorfalls wird immer abgedeckt.

Ein Vorfallsbericht beginnt in der Regel mit einer Einleitung. Hier nennst du alle Personen, die an dem Vorfall beteiligt waren, das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Vorfalls und gibst eine kurze Zusammenfassung des Ereignisses.

Danach kannst du mit dem Hauptteil deines Berichts fortfahren. Erweitere die kurze Zusammenfassung in deiner Einleitung und gib den vollständigen Kontext des Vorfalls wieder. Gehe von Anfang bis Ende durch jede Phase des Vorfalls. Achte darauf, dass du bei der Erwähnung von Namen und Orten genau bist.

Beschreibe am Ende deines Vorfallsberichts, wie die Situation geklärt wurde. Wenn der Vorfall nicht gelöst werden konnte, erkläre, warum. Was ist nötig, um eine Lösung zu finden, die nicht verfügbar ist? So werden deine nächsten Schritte klarer.

Vergiss nicht anzugeben, wer den Vorfallsbericht verfasst hat und wann er fertiggestellt wurde. Das hilft, die Aufzeichnungen zu verbessern und die Verantwortlichkeit festzustellen. Fotos, die du als Beweismittel beifügen kannst, machen den Vorfallsbericht noch nützlicher.

Fragen, die du in einem Vorfallsbericht stellen solltest

In jedem Abschnitt deines Vorfallsberichts musst du bestimmte Fragen beantworten. Hier ist eine Vorlage, die dir zeigt, welche Fragen in einen Vorfallsbericht</a >Arbeitsplatzvorfallsbericht gehören .

Zu Beginn eines jeden Berichts ist es dein Ziel, die grundlegenden Fragen zu beantworten, was passiert ist und wem es passiert ist. Du könntest also Fragen stellen wie:

• Wer war an dem Vorfall beteiligt?
• Wo genau hat sich der Vorfall ereignet?
• Wurde jemand verletzt? Wenn ja, wer?
• Gab es Schäden an Eigentum oder Ausrüstung? Wenn ja, was wurde beschädigt?
• Welche Aufgabe wurde von den Beteiligten ausgeführt?

Dein Ziel ist es, die beteiligten Personen, die mit dem Vorfall verbundene Arbeit und das allgemeine Ergebnis zu ermitteln.

Im Hauptteil deines Berichts wird genauer untersucht, wer wie stark geschädigt wurde und wie es zu dem Unfall kam. Du willst sowohl wissen, wie die betroffenen Personen derzeit betroffen sind, als auch, wie sich die Dinge in Zukunft ändern könnten. Falls eine Person oder das Gebäude beschädigt wurde, füge Fotos bei, um den Vorfall zu veranschaulichen.

Beispiele für Fragen im Vorfallsbericht, die du in diesem Abschnitt stellen solltest, sind:

• Welche Geräte waren zum Zeitpunkt des Vorfalls in Gebrauch?
• Funktioniert diese Ausrüstung ordnungsgemäß? Wenn nicht, was stimmt nicht mit ihr?
• Welche Art von Verletzung wurde erlitten? Wie schwer war die Verletzung?
• Wird die Verletzung dazu führen, dass sie nicht mehr arbeiten können?
• Wie kam es zu dem Vorfall oder der Verletzung?
• Wie schwer war der Sachschaden?

Es ist auch wichtig, herauszufinden, ob es Zeugen des Vorfalls gab. Zum einen können sie vielleicht mehr Informationen oder Details beitragen. Zum anderen kann das Wissen, dass Zeugen eines Vorfalls den Vorfall hätten verhindern oder abmildern können, zu neuen Richtlinien am Arbeitsplatz führen. Zeugenaussagen können auch nützlich sein, um festzustellen, ob das Verhalten der betroffenen Person eine Rolle bei dem Vorfall gespielt hat.

Notiere schließlich, wie der Vorfall gelöst wurde und welche Schritte in Zukunft unternommen werden können, um ähnliche Vorfälle zu vermeiden. Es kann auch der Fall eintreten, dass nichts gelöst wurde, was ebenfalls wichtig zu erwähnen ist.

In diesem letzten Abschnitt solltest du Fragen stellen wie:

• Wie wurde auf den Vorfall reagiert?
• Wurde Erste Hilfe geleistet?
• Ist die Ursache des Vorfalls klar? Wenn ja, was hat ihn verursacht?
• Wurde die Ursache für den Vorfall behoben?
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• Was hätte diesen Vorfall verhindern können?

Nachdem du deinen Vorfallsbericht fertiggestellt hast, reiche ihn zur Untersuchung ein. Bei dieser Untersuchung werden die mit dem Vorfall verbundenen Kosten untersucht und die Ursache ermittelt, damit die gesetzlichen Vorschriften in Zukunft genauer eingehalten werden.

Das rechtzeitige Ausfüllen von Vorfallsberichten hilft nicht nur dabei, die Probleme am Arbeitsplatz zu verstehen, sondern verbessert auch die Aufzeichnungen in einem Unternehmen erheblich. Lumiform macht diese Aufzeichnungen viel einfacher, da du Zeit und Ressourcen sparst.

Statt Stift und Papier für Vorfallsberichte zu verwenden, kannst du eine unserer digitalen Vorlagen nutzen, die du in wenigen Minuten ausfüllen kannst. Die Ergebnisse kannst du dann ganz einfach herunterladen, so dass du deine Aufzeichnungen aufbewahren kannst, ohne dir Gedanken darüber zu machen, wo du sie aufbewahren sollst.