Was ist eine Compliance-Audit?
Ein Compliance-Audit (im Deutschen auch Konformitätsprüfung gennant) wird von Auditor*innen durchgeführt, um die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, Branchenstandards oder internen Richtlinien in einem privaten Unternehmen oder öffentlichen Einrichtung. Durch das Verfahen sollen sichere Prozesse innerhalb einer Organisation standardisiert und organisatorische Lücken oder Risiken identifiziert werden.
Mit einem solchen Audit können Sanktionen oder Geldbußen aufgrund von Verletzungen der Vorgaben vermieden werden. Eine Compliance-Audit-Checkliste dient externen und internen Auditor*innen dabei als Leitfaden, damit alle relevanten Punkte im Audit überprüft werden. Auf Grundlage der gesammelten Informationen entsteht eine umfassende Momentaufnahme, die alle für das Unternehmen relevanten Aspekte erfasst.
Die 4 Schritte eines Compliance-Audits im Arbeitsschutz
Die folgenden vier Schritten im Rahmen eines Compliance-Audits unterstützen dich dabei den Arbeits- und Gesundheitsschutz stetig zu optimieren.
1. Bedarfsermittlung
Im ersten Schritt legst du genau fest, welche Bereiche deines Unternehmens analysiert werden
Treffe wichtige Vorbereitungen für die Prüfungen. Erstelle beispielsweise einen Fragenkatalog für die Bereiche, die du prüfen willst.
2. Compliance Audit
Auf der Grundlage der Bedarfsanalyse kann das Compliance-Audit durchgeführt werden. Hierzu werden Interviews mit verantwortlichen Mitarbeiter*innen geführt, Dokumente analysiert und Unternehmensbereiche nach Schwachstellen und möglichen Gefahren geprüft. Gleichzeitig werden die ausgewählten Bereiche nach der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes kontrolliert. Dabei werden die Grundlagen der Arbeitssicherheit, der Arbeitsmedizin oder der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt. Mithilfe einer eines Fragenkatalogs kann die Erfüllung der Richtlinien und Vorschriften genau abgefragt werden.
3. Auswertung
Im Anschluss kannst du mit dem umfangreichen Analysebericht deine Auswertung durchführen. Der Bericht gibt dir Hinweise darauf, welche Optimierungen notwendig sind, um die Arbeitssicherheit zu erhöhen.
4. Maßnahmen
Nachdem du die Handlungsbereiche herausgearbeitet hast, die eine höhere Arbeitssicherheit erfordern, kannst du organisatorische Maßnahmen bestimmen. Eine hohe Arbeitssicherheit ist für dich und deine Mitarbeiter*innen sehr wichtig. Die erarbeiteten Maßnahmen kannst du zusammen mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit umsetzen.
Warum solltest du dein Compliance-Audit durchführen?
Es gibt eine Vielzahl von Vorteilen bei der Durchführung von Compliance Audits. Durch die Durchführung dieser Audits stellen Unternehmen sicher, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und eine sichere Arbeitsumgebung gewährleisten.
Folgende Vorteile sind beim Einsatz von Compliance-Audit-Checklisten zu erwarten:
1. Arbeite sicher & produktiv
Durch die Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und die Gewährleistung sicherer Verfahren im Allgemeinen kannst du die Produktivität deines Unternehmens effektiv steigern.
2. Spare Zeit & Kosten
Korrekte und sichere Verfahren ersparen dir viel Zeit, da Probleme und Risiken erfolgreich vermieden werden. So kannst du außerdem unnötige Kosten sparen.
3. Stärke deinen Ruf als Qualitätsunternehmen
Gewinne das Vertrauen deiner Kunden, indem du Wert auf eine sichere Arbeitsumgebung legst.
Eine mobile App & Software für Compliance Audits
Mit einer digitalen Checkliste für das Compliance-Audit führst du regelmäßige Kontrollen bezüglich der Arbeitssicherheit einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du deine Prüflisten, die den gesetzlichen Standards entsprechen. Anschließend kannst du die gesammelten Daten auswerten. So kannst du beispielsweise Informationen und Schwachstellen sofort an di zuständigen Mitarbeiter*innen weitergeben.
Durch den Einsatz der mobilen App für Compliance-Audits verringerst du das Risiko von verpassten gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen, Dokumentationsfehlern und Reputationsschäden deutlich.
Nutze auch die weiteren Vorteile für deine tägliche Arbeit:
Digitalisiere Checklisten und interne Prozesse mit Lumiform:
- Lumiform bietet über 12.000 einsatzfertige Vorlagen an, damit du schnell und sicher digital durchstarten kannst.
- Über die super intuitive mobile Applikation kannst du mit deinen Teamkollegen jede Prüfung im Feld kinderleicht, zeitsparend durchführen.
- Alle Prüfungsergebnisse werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Stakeholder verschickt werden.
- Umfangreiche Analysen helfen dir dabei ineffiziente Bereiche in deinem Unternehmen schneller aufzudecken und somit Prüfungsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
