Mitarbeiterbeurteilung und Coaching: Effizienter mit Checkliste durchführen

Warum sind Mitarbeiterbeurteilungen und Coachings fürs gesamte Unternehmen wichtig?

Die Mitarbeiterbeurteilung wird von Unternehmen durchgeführt, um die Gesamtleistung von Mitarbeiter*innen zu erfassen. In der Regel wird dafür eine Vorlage nach einheitlichen Muster eingesetzt, um verschiedene Bewertungskriterien bei der Mitarbeiterbewertung mit Hilfe der Vorlage besser vergleichen zu können.

Die Mitarbeiterbeurteilung dient Unternehmen dazu, ihre Humanressourcen optimal einzusetzen und die Potenziale der einzelnen Mitarbeiter*innen gezielt zu nutzen und weiterzuentwickeln. Damit liegt die Bewertung von Arbeitsleistungen nicht nur im Interesse der Arbeitgeber*in, sondern auch im Interess der Arbeitnehmer*in.

Anhand der Bewertungen einzelner Mitarbeiter*innen können spezielle Coaching-Programme für sie entwickelt werden. Diese können unterschiedliche Ziele verfolgen. In der Regel sollen sie die Fähigkeiten und Leistungen eines Angestellten in einen bestimmten Bereich festigen und verbessern. Es gibt aber auch spezielle Coachings, um talentierte Facjkrafte auf ihrem Weg in eine Führungsposition zu begleiten. Mitarbeiterbeurteilungen und Coachings sind ein wichtiges Instrument der Feedback-Kultur in jedem Unternehmen.

Gründe, die für eine regelmäßige Mitarbeiterbeurteilung sprechen

Der Entwicklungsgedanke ist ein entscheidender Faktor, der für die regelmäßige Mitarbeiterbeurteilung spricht. Auch wenn die Beurteilung an sich, noch nicht zu einer Verbesserung der Personalqualität führt. Wer als Unternehmen in der globalisierten und digitalisierten Arbeitswelt bestehen möchte, muss aber agile Mitarbeiter*innen besitzen, die sich dem Wandel anpassen und mitgehen können. Stelle direkt bei der Einführung neuer Kolleg*innen klar, dass du dich um diese kümmern möchtest und aus diesem Grund regelmäßige Feedbackgespräche und Beurteilungen nutzt, um die Zusammenarbeit so produktiv und proaktiv wie möglich zu gestalten.

Um sich erfolgreich gegenüber Mitbewerbern durchzusetzen, gilt es Personal aufzubauen, welches den Anforderungen entsprechen gezielt weiterentwickelt werden kann. In Zeiten vorherrschenden Fachkräftemangels ist es nur bedingt möglich, neue Mitarbeiter*innen einzustellen, die die notwendigen Kompetenzen mitbringen.

Die Mitarbeiterbeurteilung ist eine der Grundlagen der Personalentwicklung in einem Unternehmen. Durch sie lassen sich eventuelle Differenzen zwischen den Anforderungen des Arbeitsplatzes und den Fähigkeiten und Kompetenzen der Stelleninhaber*in aufdecken. Diese können dann durch gezielte Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen minimiert oder sogar ganz beseitigt werden.

Die wichtigsten Ziele einer Mitarbeiterbeurteilung sind:

1. Optimierung des Personaleinsatzes
2. Anerkennung der Leistung der Mitarbeiter*in
3. Steigerung der Leistung der Mitarbeiter*in
4. Bedarfsgerechte Förderung der Mitarbeiter*in
5. Leistungsgerechte Mitarbeiterentlohnung
6. Verbesserung der Führungsqualität der Vorgesetzten
7. Intensivierung der Kommunikation zwischen Vorgesetzter und Mitarbeiter*in
8. Förderung von geeigneten Nachwuchskräften
9. Motivation aller Mitarbeiter*innen

Vorteile einer digitalen Beurteilung für Mitarbeiter*innen und Unternehmen

Eine effektive Miarbeiterbeurteilung sollte ein ausführliches Feedback von Manager*innen und Kolleg*innen beinhalten. Darüber hinaus können Mitarbeiter*innen auch eine Selbsteinschätzung zu ihrer Arbeitsleistung abgeben.

Papierbasierte Beurteilungen können in vielerlei Hinsicht ineffektiv sein. Hier sind 3 Hauptgründe, warum du eine digitale Plattform für die Mitarbeiterbeurteilung in deinem Unternehmen implementieren solltest:

1. Halbiere deine Arbeitszeit

Papierarbeit wie das Scannen, Unterschreiben und Versenden von Auswertungen kann zeitaufwändig und ineffektiv sein. Digitale Evaluationen können jederzeit durchgeführt und sofort weitergegeben werden, was Zeit für eingehende Analysen und Korrekturmaßnahmen im Unternehmen schafft. Alle Informationen werden sicher gespeichert und sind jederzeit zugänglich, wann immer du sie brauchst.

2. Erhalte mehr Einblick

Das Nachverfolgen der richtigen Informationen in einer Vielzahl von Dokumenten ist eine redundante und zeitintensive Aufgabe. Mit einer digitalen Plattform sind bestimmte Informationen jederzeit nachverfolgbar, veränderbar und ermöglichen sofortiges Handeln. Die automatisierten Berichte geben Einblick in alle Mitarbeiterbeurteilungsformulare, die im Unternehmen durchgeführt wurden. Auf diese Weise werden Personalentscheidungen nie verzögert.

3. Stärke das Image deines Unternehmens

Deine Reputation sollte so zukunftsorientiert sein wie die Unternehmensziele. Die elektronische Erfassung von Unterschriften und die Reduzierung der Bürokratie bei den Mitarbeiter*innen erhöht die Motivation, Transparenz und das Vertrauen in der Belegschaft.

Kriterien, die eine Mitarbeiterbeurteilung mit Checkliste erfüllen sollte

Die Beurteilung der Mitarbeiter*innen sollte möglichst alle Kriterien umfassen, die betrieblich relevant sind und die Persönlichkeit der Mitarbeiter*in beschreiben. Die Kriterien müssen eindeutig formuliert und für Beschäftigte nachvollziehbar sein. Schließlich sind sie gleichzeitig auch die Ziele, auf die durch kontinuierliche Verbesserung hingearbeitet werden muss.

Welche Beurteilungskriterien letztlich in die Mitarbeiterbeurteilung einfließen, hängt nicht zuletzt von den definierten Unternehmenszielen ab. Die folgende Auswahl spiegelt typische, beinahe allgemeingültiger Kriterien wieder, die in nahezu in jeder Checkliste zur Mitarbeiterbeurteilung zu finden sind:

1. Arbeitsqualität
2. Selbstständigkeit
3. Fachwissen
4. Effektivität
5. Leistungsbereitschaft
6. Belastbarkeit
7. Flexibilität
8. Teamfähigkeit
9. Kostenbewusstsein

Bei Führungskräften kommt hinzu:

1. Delegationsfähigkeit
2. Mitarbeiterführung
3. Mitarbeiterförderung

Die Vorteile vom Coaching am Arbeitsplatz

Neben Mitarbeiterbeurteilungen, die die Entwicklung deines Personals fördern können, können Mitarbeitercoachings auch eine gute Methode der Förderung sein sein.

Mitarbeitercoaching bedeutet, die Mitarbeiter zu bestmöglichem Erfolg zu motivieren und sie in jedweder Hinsicht am Arbeitsplatz zu unterstützen, indem du ihnen die notwendigen Tools zur Verfügung stellst, mit denen sie ihr Wissen erweitern, ihre Fähigkeiten verbessern und ihre Bereitschaft, ihre Arbeit zu erledigen, kultivieren können. Coaching ist das kontinuierliche gegenseitige Feedback zwischen dem Mitarbeiter und dem Coach mit der Absicht, an Bereichen für Verbesserungen zu arbeiten und die Stärken zu stärken, um den Fortschritt des Mitarbeiters zu unterstützen.

In diesem Artikel werden fünf wichtige Aspekte, die beim Coaching zu berücksichtigen sind. Es werden darüberhinaus einige Hinweise gegeben, wie SMART-Aktionspläne erstellt werden. Wir bieten außerdem mobile Anwendungen an, die bei der Durchführung von effektivem Coaching für Mitarbeiter helfen.

5 Wichtige Aspekte, die beim Coaching zu berücksichtigen sind

Bevor das Mitarbeiter Coaching beginnt, sollte der Coach Folgendes beachten:

1. Die Denkweise des Coaches

Der Coach sollte einen festen Glauben an den Wert des Mitarbeiters haben. Der Coach muss mit der Einstellung beginnen, dass der Mitarbeiter den Aufwand für das Coaching wert ist.

2. Das Umfeld

Die Coachingumgebung sollte idealerweise lern- und kommunikationsfördernd sein. Es muss ein sicherer Raum für ein offenes, ehrliches und gegenseitiges Feedback zwischen dem Mitarbeiter und dem Coach sein.

3. Identifizierung von Wissen, Fähigkeiten und Ausführungsproblemen

Der Coach (und der Mitarbeiter) sollte in der Lage sein, zu erkennen, ob das Leistungsproblem/die Leistungsprobleme auf fehlendes Wissen, Qualifikationsdefizite oder mangelnde Anweisungen zur korrekten Ausführung einer Arbeit zurückzuführen sind. Der Coach sollte auf der Grundlage der Leistung des Mitarbeiters Informationen sammeln, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.

4. Bereitschaft des Mitarbeiters, gecoacht zu werden

Der Mitarbeiter ist wahrscheinlich für ein Coaching am Arbeitsplatz empfänglich, wenn das Umfeld günstig ist und der Coach gut vorbereitet ist. Kommuniziere auf offene Art und Weise mit dem Mitarbeiter, frag ihn z.B. wie sein Tag bisher verlaufen ist, und beobachte nonverbale Hinweise und Körpersprache, um zu beurteilen, ob der Mitarbeiter im Moment für ein Coaching offen ist.

5. Kommunikations- und Lernstile für effektives Mitarbeiter Coaching

Der Coach muss die Methode des Coachings an den Lernstil des Mitarbeiters anpassen: visuell, kinästhetisch, Lesen/Schreiben, auditiv. Das Coaching muss dem Mitarbeiter gut vermittelt werden, damit die Coachingsitzung effektiv sein kann.

Kommunikation und Vorbereitung sind wichtig, damit das Coaching effektiv sein kann. Um zu wissen, was man kommunizieren und was man vorbereiten muss, sollte der Coach wissen, was Coaching ist und was nicht.

Was du beim Coachen beachten solltest

• Fokussierung auf die zukünftige Leistung – Das Coaching in deiner Firma oder deinem Unternehmen ist nicht dazu gedacht, vergangene Leistungen zu bewerten. Die aus der Vergangenheit gesammelten Informationen sollen helfen zu bestimmen, was der Mitarbeiter in Zukunft verbessern kann.
• Kontinuierliches Optimieren – Coaching sollte täglich und nicht nur während der geplanten wöchentlichen oder monatlichen Sitzungen stattfinden. Ob es sich nur um eine schnelle Zusammenkunft handelt, per Videokonferenz, Einzelgespräch, Nachholung, Teambesprechung, solange es eine Gelegenheit ist, mögliche Verbesserungen anzusprechen, wird es als Coaching angesehen.
• Zwei-Wege-Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Coach – Der Coach soll während des Coachings keine Vorträge halten. Die Mehrheit des Inputs sollte vom Mitarbeiter stammen, während der Coach die Richtung der Sitzung vorgeben sollte, um dem Mitarbeiter zu helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
• Auf die Entwicklungsbedürfnisse des Mitarbeiters zugeschnitten – Ähnliche Verbesserungsbereiche oder Herausforderungen werden in der Regel während des Coachings entdeckt werden. Ein allgemeiner Aktionsplan kann häufig für verschiedene Mitarbeiter anwendbar sein – sei dir dessen bewusst, dass ein Ansatz möglicherweise nicht auf alle zutrifft. Der Coach sollte dem Mitarbeiter helfen, eigene Aktionspläne zu formulieren und sicherzustellen, dass diese für den Mitarbeiter umsetzbar sind.

Sobald die Verbesserungsbereiche bei deinem Mitarbeitercoaching identifiziert sind und der Mitarbeiter Aktionspläne ausgearbeitet hat, ist der Coach dafür verantwortlich, festzustellen, ob die Aktionspläne tatsächlich SMART sind.

SMART-Aktionsplan

Um sicherzustellen, dass die Aktionspläne S.M.A.R.T. sind, stelle dir die folgenden Fragen:

S – Spezifisch

Was genau muss getan werden, um das Problem anzugehen?

Wer wird es tun?

Welche Schritte werden unternommen?

M – Messbar

Woran wird der Erfolg gemessen werden?

Wie werden die Fortschritte überprüft?

A – Anwendbar

Was sind die Einschränkungen?

Haben wir die Ressourcen im Moment?

Können wir dies innerhalb des vorgegebenen Zeitfensters tun?

R – Relevant

Hat der Mitarbeiter die Bedeutung der Aktionspläne verstanden?

Steht dies im Einklang mit den Zielen der Organisation?

Wird dies zur Erreichung des Ziels beitragen?

Wird sich dies tatsächlich auf den Kunden auswirken?

T – Zeitgebunden

Was soll bis zum Ablauf der Frist erreicht werden?

Gibt es eine Frist für den Abschluss der Aktion?

Welche Termine müssen für die Aktion(en) eingehalten werden?

Sobald du dich als Coach mit dem Mitarbeiter darauf geeinigt hast, dass die Aktionspläne tatsächlich SMART sind, dokumentierst du die Coachingsitzung, verpflichtest dich die Aktionspläne umzusetzen und überwachst den Fortschritt des Mitarbeiters. Verwende zur Dokumentation der Coaching-Sitzung und um den laufenden Fortschritt des Mitarbeiters festzuhalten die mobile App von Lumiform.

Lumiform bietet dir auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnittene Coachingformulare für Mitarbeiter und Coaches. Lumiform-Gruppenadministratoren können die Berechtigungen von Lumiform-Nutzern kontrollieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Coaches die richtigen Coachingformulare entsprechend den Bedürfnissen ihrer Abteilung erhalten. Lumiform Analytics kann helfen, die Coachingelemente zu überwachen, Trends zu erkennen und zu beobachten, ob die Aktionspläne tatsächlich zur Verbesserung der Mitarbeiter beitragen.

Digitales Tool für die Mitarbeiterförderung nutzen

Lumiform ist eine leistungsstarke, mobile App mit der sich, der Mitarbeiterbeurteilungsprozess digitalisieren und rationalisieren lässt. Die dazugehörige Desktopsoftware ermöglicht individuelle Mitarbeiterbeurteilungsvorlagen im Handumdrehen zu erstellen.

Anschließend können Beschäftigte und Vorgesetzte die Vorlagen bequem per Tablet oder Smartphone ausfüllen und einsehen – online oder offline. Dadurch wird das Risiko von unbeantwortete Fragen und Datenverlusten reduziert. Die App führt die Anwender*in durch die Mitarbeiterbeurteilung und achtet darauf, dass alle Punkte beantwortet werden. Im Anschluss werden alle Daten sicher in der Cloud gespeichert.

Digitalisiere deine Formulare aus Papier mit Lumiform und profitiere von folgenden weiteren Vorteilen bei der Mitarbeiterbeurteilung:

• Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
• Lumiform bietet vorgefertigte Vorlagen für die Mitarbeiterbeurteilungan, damit du schnell und sicher digital durchstarten kannst.
• Über die super intuitive mobile Applikation können Mitarbeiterbeurteilungen zwichen Vorgesetzen und Mitarbeiter*innen effizient durchgeführt und festgehaltene Ziele immer wieder eingesehen werden.
• Alle Ergebnisse aus einer Beurteilung werden automatisch in einem Bericht gebündelt und können an Mitarbeiter*in und Vorgesetzte sofort verschickt werden.
• Durch die Erinnerungsfunktion wird nie wieder eine geplante Mitarbeiterbeurteilung verpasst und durch den Cloud-Speicher geht nie wieder ein Protokoll verloren.