“Menos es más», dice el viejo refrán, y aunque en Lumiform somos, por supuesto, partidarios de las soluciones digitales y sin papel, hay algunos beneficios importantes que puedes obtener cuando eliges el camino paperless en la oficina y en las operaciones de tu negocio.
Con el rápido desarrollo de la tecnología en las últimas décadas y el aumento de la conciencia medioambiental, hacer el cambio a un espacio laboral sin papel (“paperless”) puede ser no sólo una opción práctica, sino también una opción con gran valor ético.
Las encuestas han demostrado que las cuestiones medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) se han vuelto tan importantes para los trabajadores que pueden llegar a influir en su elección de trabajo. Casi la mitad de los encuestados estarían dispuestos a aceptar un salario menor con tal de trabajar para un empleador ética y ambientalmente responsable. De hecho, el mismo estudio revela que el 40% de los millennials ya han dado preferencia a una empresa más respetuosa con el medio ambiente al aceptar ofertas de trabajo en el pasado.
Prescindir del papel beneficiará a tu empresa, más allá de deshacerte de las enormes pilas de documentos y ahorrar dinero: reducir el papel supondrá un impulso de sostenibilidad para tu empresa, ya que te ayudará a cumplir los criterios ESG y a atraer a clientes y trabajadores con conciencia medioambiental.
Por tanto, menos papel significa más protección del planeta, al tiempo que satisfaces a tus clientes y empleados.
En este artículo, hablaremos de lo siguiente:
1. ¿Qué es una empresa paperless?
2. Salva el planeta: ¿Por qué no usar papel?
3. Cambia tu futuro a mejor con un Software Paperless
¿Qué es una empresa paperless?
Como su nombre indica en inglés, una empresa paperless se define como un lugar de trabajo que se basa en soluciones digitales que sustituyan el papel. Por supuesto, muchas oficinas y compañías siguen recurriendo al papel de una u otra forma, aunque sólo signifique que Pablo, el de Recursos Humanos, escriba una nota adhesiva para pegarla a su ordenador como recordatorio.
Una oficina sin papel significa que una empresa u organización ha minimizado al máximo los procesos en papel y los ha cambiado por sistemas electrónicos. De este modo, las empresas no sólo consiguen mantenerse a la altura de la transformación global de la digitalización, sino que reducen el desorden en el espacio de trabajo.
Dependiendo de la naturaleza del trabajo que se realice en una organización, puede que no sea factible (todavía) un cambio total a lo digital, sin embargo, la mayoría de las organizaciones pueden aspirar a eliminar una cantidad significativa de papel de sus operaciones.
¿Qué correspondencias pueden llevarse a cabo por correo electrónico? ¿Pueden almacenarse digitalmente los contratos? ¿Es posible facilitar las nóminas a través de una plataforma protegida por contraseña en lugar de enviarlas físicamente? Incluso los cambios más pequeños pueden suponer un ahorro importante y empujar a tu organización en la dirección correcta.
Salva el planeta: ¿Por qué no usar papel?
¿Pero, por qué pasar al papel de todos modos? El debate de lo analógico frente a lo digital lleva ya muchas décadas, y mucha gente sigue prefiriendo documentar de forma física. De hecho, los estudios han demostrado que la comprensión lectora es mejor con los textos impresos que con sus homólogos digitales.
Sin embargo, esto se refiere generalmente a los textos largos, a menudo en contextos académicos o eruditos, y por tanto no se refiere necesariamente a los correos electrónicos o a las notas de reuniones redactadas como documentación.
La digitalización de tus documentos de oficina de cualquier tipo te ayuda a crear rastros sin papel a los que pueden acceder fácilmente todas las partes implicadas y permite realizar búsquedas efectivas por palabras clave sin tener que recordar en qué documento concreto se mencionó previamente algo de importancia.
Por tanto, dejar el papel atrás te llevará a procesos empresariales más eficientes y ágiles que te ahorrarán mucho tiempo. Al no tener que archivar y buscar documentos, y ponerlos a disposición de cualquiera con un solo clic de ratón en una base de datos centralizada, también puedes ahorrar espacio, especialmente en sectores que requieren almacenar documentación durante largos periodos de tiempo, como el APPCC.
Archivar los documentos en línea también los mantiene a salvo de los peligros físicos reales, como la pérdida o los daños y la destrucción, y al mismo tiempo aumenta la seguridad de los datos si se toman las medidas de encriptación adecuadas.
Como puedes ver, prescindir del papel en la oficina no sólo es una opción sostenible y ética, sino que tiene ventajas prácticas y mantiene los espacios de tu oficina organizados.
Cambia tu futuro a mejor con un Software Paperless
Para hacer realmente el cambio y empezar a reducir el papel en tu empresa, despídete de la documentación lenta, la organización anticuada o la costosa tinta de impresora: Utiliza la red siempre que sea posible.
Incluso el mero envío interno de documentos de un lado a otro de los departamentos lleva mucho tiempo y es propenso a errores, mientras que las transferencias electrónicas no sólo son rastreables, sino también instantáneas, y te permiten hacer un seguimiento de los cambios y las responsabilidades con facilidad.
Dependiendo de tus procesos, puedes incluso pensar en integrar un software específico para satisfacer tus diversas necesidades. Hay una sobreabundancia de gestores de correo electrónico, programas de edición de textos y servicios en la nube a tu disposición, para que puedas lanzarte y comenzar tu viaje digital.
Es muy probable que algunos (¡o incluso muchos!) de ellos -como el correo electrónico- ya los hayas incorporado a tus estructuras, pero recuerda que siempre hay margen de mejora para el planeta y para tu negocio.
También puedes utilizar la tecnología para crear tableros Kanban digitales o instalar herramientas de chat para la comunicación entre oficinas. Si necesitas un sistema más holístico, quizá intentes instalar una herramienta de inspección como Lumiform, que te ayuda a resolver los problemas junto con tu equipo utilizando una única plataforma.