¿Qué es Six Sigma? Guía de aprendizaje

¿Qué es Six Sigma?

Aunque los avances de los sistemas y equipos tecnológicos han provocado una notable mejora de los procesos empresariales y de los sistemas de fabricación, sin la existencia de técnicas de gestión e implementación adecuadas, una organización no puede realizar una mejora de la calidad.

Para mantenerse en sintonía con los procesos del mercado en constante evolución, la empresa estadounidense Motorola desarrolló en 1986 un sistema de gestión de la calidad total que, con el paso de los años, se ha ido perfeccionando hasta convertirse en un conjunto de principios y metodologías destinados a provocar una mejora significativa en las empresas. Este sistema de control de calidad se conoce como «Six Sigma.»

Six Sigma se conoce mejor como un punto de referencia utilizado para sostener la mejora estadística de los procesos en las empresas. Las organizaciones y empresas utilizan un sistema de gestión del control de calidad para mejorar los procesos y eliminar los defectos de los productos que limitan una experiencia satisfactoria del cliente. Para aumentar la demanda de los clientes y obtener más beneficios, la mayoría de las organizaciones buscan certificarse en un proceso Six Sigma.

Este proceso consiste en evaluar los procesos de fabricación y eliminar los residuos para mejorar la calidad de la empresa. En las industrias manufactureras, donde operan miembros de diferentes equipos, se denomina Lean Six Sigma.

Six Sigma pretende aumentar los procesos empresariales y de fabricación mediante el análisis de datos estadísticos para desarrollar sistemas de gestión más eficaces. Además, pretende reducir los defectos a no más de 3,4 por millón de unidades o eventos. Esto significa que por cada millón de unidades de productos fabricados, la tasa de defectos no debe ser superior a 66.800. El proceso sigma funciona a diferentes niveles. Cuanto más alto sea el nivel de Six Sigma en el que opere una organización empresarial o industria manufacturera, mayor será la calidad y la eficiencia del proceso.

Además, puede ser implantado en cualquier organización y sistema por directores de calidad, autoridades, directores de empresa, directores de proyectos, etc., para mejorar la calidad de los productos y servicios. También elimina todos los cuellos de botella (“bottle-neck”) de tu proceso empresarial y ayuda a solucionar problemas o fallos de forma eficaz y eficiente. Las siguientes herramientas pueden guiarte en tu camino hacia Six Sigma y ayudarte a conseguir mejores resultados:

• Análisis de causas y efectos
• Diagrama de flujo
• Histograma
• Porcentaje de error
• Hoja de comprobación
• Porcentaje de crecimiento
• Gráfico de dispersión
• Diagrama de Pareto
• Gráfico de control

¿Cuáles son los principios de Six Sigma?

Hay cinco principios principales en los que se basa Six Sigma. Estos principios guían a los profesionales sobre lo que deben tener en cuenta al aplicar sus metodologías y técnicas. Estos son:

1. Centrarse en los clientes:
   Uno de los principales objetivos de un proceso empresarial, producto o servicio es satisfacer a los clientes. Six Sigma utiliza los datos de las estadísticas de un proceso para mejorar y aumentar su calidad, eliminando las áreas con fallos, cuellos de botella y otros errores. Mediante la recopilación de datos y a través de la evaluación constante, lean Six Sigma espera servir mejor a los clientes.
2. Evaluación del proceso existente y detección de problemas:
   también sirve para evaluar adecuadamente un proceso o procedimiento empresarial existente para identificar errores y deficiencias. Esto puede hacerse recopilando datos, interpretándolos y yuxtaponiéndolos a los objetivos establecidos. Así identificarás las partes innecesarias que no ayudan a tu empresa a alcanzar su objetivo. A veces puede que tengas que buscar más orientación, hacer preguntas y encontrar la causa raíz de cualquier problema que encuentres.
   
   
3. Deshazte de todos los defectos y valores atípicos:
   Después de haber filtrado con éxito todas las cuestiones y problemas, incluidos los procesos que no aportan nada al valor del cliente, elimínalos y haz los cambios pertinentes que mejoren la eficacia del proceso. Haciendo todo esto, podrás eliminar los cuellos de botella de tus procesos empresariales. Si te resulta difícil identificar dónde está el problema, puedes utilizar herramientas para medir los valores atípicos y las áreas problemáticas.
4. Acompañar a tu equipo:
   Un proceso Six Sigma sólo puede ser plenamente eficaz en una organización cuando el equipo de cada departamento puede trabajar según sus metodologías y técnicas de forma competente. Para conseguirlo, es necesaria una estructura en la que todos los miembros del equipo contribuyan por igual a los procesos complejos y a la resolución de problemas. Por eso se requiere una excepcional formación de los empleados y del personal para garantizar que todos estén en la misma página.
5. Mantener un ecosistema flexible:
   En los negocios, los tiempos cambian a medida que el mundo evoluciona. Incluso en un solo año, la economía del mundo puede fluctuar varias veces. Sin embargo, mantener un proceso empresarial flexible mantiene la competitividad de una organización empresarial a pesar de la naturaleza dinámica del proceso de mercado. Para mantener el control de los clientes y los beneficios, Six Sigma fomenta un proceso empresarial que pueda adaptarse al cambio cuando sea necesario para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.

Las metodologías de Six Sigma

Hay dos tipos principales de metodologías Six Sigma. Estas metodologías, cuando se aplican, ayudan a transformar los negocios. Sin embargo, ambas se utilizan en diferentes entornos empresariales. Son:

1. DMAIC

Esta metodología se utiliza en los aspectos de producción y fabricación de una organización. Se trata de un método basado en datos que recoge datos tangibles, relevantes y necesarios de un proceso de fabricación o producción, los analiza y descubre dónde hay que mejorar. Por supuesto, a esto le sigue la implementación de mejores procedimientos, pasos o diseños. La metodología DMAIC se desarrolla en cinco fases, que implican:

• Definición: Este primer paso implica la identificación de los problemas y objetivos asociados a un proyecto o proceso. Suele ser un esfuerzo de equipo para determinar qué es lo que falla en un proceso empresarial, teniendo en cuenta las necesidades, los objetivos y los requisitos de la organización para lograr un resultado concreto.
• Medición: Es el proceso de evaluar y examinar a fondo todas las áreas de un proceso existente. El objetivo de esta medición es tener una idea del rendimiento de referencia del proceso empresarial actual.
• Análisis: En esta fase, se reúnen y analizan todos los datos de tu proceso. Se comprueba que cada error o fallo descubierto es la raíz de todos los problemas para entender la mejor manera de corregir los errores. A continuación se desarrollan nuevos planes e ideas para aumentar el rendimiento del proceso.
• Mejorar: Se trata de mejorar el rendimiento de todos los procesos mediante la aplicación de las ideas planificadas que conducirán a resultados cualitativos.
• Controlar: Aquí, los miembros del equipo de una organización tienen que mantener la coherencia de un proceso empresarial estableciendo una estructura que funcione eficazmente. La esencia del control del enfoque modificado es garantizar que no vuelva a ser ineficaz.

2. DMADV

La segunda metodología de Six Sigma se centra en la satisfacción, la experiencia y las relaciones de los clientes. Este método, también conocido como DMADV, proporciona pasos para mejorar los procesos para satisfacer o servir mejor a los clientes de forma estratégica. Esta metodología también funciona en cinco fases, que dan nombre a la estrategia:

• Definición: Para que una organización fabrique constantemente productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes, tiene que establecer una relación casi perfecta con su cliente. Esta primera etapa implica mantenerse en contacto con las demandas de los clientes para entregar productos que siempre cumplan los requisitos de los clientes.
• Medición: se refiere a el análisis de los datos estadísticos relativos a la demanda, el comportamiento y el historial satisfactorio de los clientes. Al hacerlo, una organización puede darse cuenta del proceso o de la parte de un proceso que no ha aportado valor al cliente. Las empresas pueden identificar las áreas con defectos, fallos, y dar cabida a las mejoras.
• Analizar: consiste en estudiar los datos obtenidos al medir el historial o el rendimiento de un proceso empresarial y desarrollar nuevos planes para contrarrestar los fallos y errores y corregir los defectos del producto.
• Diseñar: implica el desarrollo de un nuevo proceso empresarial o de fabricación que funcione para ofrecer a los clientes productos de calidad y que, al mismo tiempo, funcione de forma eficiente y satisfaga las necesidades de la organización.
• Verificar: implica supervisar el nuevo proceso o diseño de funcionamiento evaluando y tomando datos para verificar si satisface las necesidades del cliente. Si no satisface las necesidades del cliente, redefine tus problemas utilizando datos estadísticos y vuelve a pasar por todo el proceso DMADV para conseguir un ciclo de mejora continua. Incluso si satisface las necesidades del cliente, sigue mejorando el proceso.

¿Qué técnicas se asocian a Seis Sigma?

Los profesionales de Six Sigma pueden utilizar varias técnicas para aplicar mejor las metodologías mencionadas. Estas técnicas son herramientas estratégicas y estadísticas que pueden ayudar a que un proceso empresarial alcance el resultado deseado. Incluyen:

• Brainstorming: En una organización empresarial, una planta de fabricación o una industria de producción, no se puede pasar por alto la importancia de un pensamiento hábil, rápido y razonable. Para poder tomar mejores decisiones de mejora o incluso identificar los problemas en primer lugar, los miembros del equipo de una organización tienen que reunirse y discutir y hacer una lluvia de ideas creativas que puedan transformar la empresa. Es necesario un análisis intelectual consistente para poder descubrir algunos errores y la mejor manera posible de combatirlos. Esta técnica se utiliza a menudo en la fase de «mejora» de Six Sigma.
• Los 5 porqués/ Análisis de la causa raíz: Esta técnica utiliza un método de interrogación para revelar la causa raíz detrás de cualquier fallo, error o defecto en una empresa. En esta técnica, la pregunta «por qué» se formula repetidamente en relación con cualquier proceso empresarial para enderezarlo, mejorar la claridad y descubrir cualquier fallo. Sin embargo, el número «5» es sólo una regla general. Si se necesitan más de cinco o diez preguntas, no importa, siempre que el objetivo sea la claridad. Esta técnica se suele utilizar en la fase de «análisis».
• La voz del cliente: Como su nombre indica, esta técnica se centra en las opiniones de los clientes sobre cómo les ha afectado un producto. Esta técnica se centra en las relaciones entre el cliente y el producto para obtener datos tangibles de las reseñas, opiniones y comentarios de los clientes, con el fin de determinar el tipo de proceso o producto que atendería las demandas. Las organizaciones pueden captar la voz de los clientes directamente a través de foros abiertos en la web, reuniones, etc., o indirectamente a través del índice de demanda y ventas.
• El sistema de las 5S: El sistema de las 5S es un método que pretende mejorar la eficiencia y la calidad en los procesos empresariales y de fabricación mediante la eliminación de los residuos, la reducción de los cuellos de botella y la disminución del tiempo de inactividad de los equipos utilizados en los procesos de producción. Un sistema similar que también se utiliza como técnica en el proceso sigma es el enfoque Kaizen.
• Poka-Yoke: Esta técnica tiene su origen en Japón y «evita los errores». Es un sistema de gestión de la calidad total que pretende provocar una eficiencia continua en los procesos empresariales eliminando los errores humanos, los errores de los equipos y los cuellos de botella en los procesos empresariales. La técnica consiste en identificar desde los errores más pequeños hasta los más importantes en los procesos empresariales y de fabricación.
• Mapeo del flujo de valores: Esta técnica mide el flujo de recursos, materiales, humanos y de gestión necesarios para llevar a cabo un proyecto o proceso con éxito. Se trata de racionalizar y optimizar el flujo de recursos para provocar un impacto progresivo en los resultados de los procesos.

Los niveles y certificados de Six Sigma

Si has buscado personalmente más información sobre Six Sigma, te encontrarás con credenciales y certificaciones en línea para certificarte como profesional de esta técnica. El sistema de certificación es similar al sistema de cinturones del karate, en el que cada aprendiz recibe un color de cinturón que significa su nivel de habilidad profesional. Vamos a desglosarlo para ti:

• Cinturón Blanco: Esta es la primera y más fácil etapa del nivel de certificación Six Sigma. Es la etapa inicial típica para los principiantes, que implica la participación con otros miembros del equipo en proyectos de resolución de problemas, control de calidad y reducción de residuos. Antes de que un aprendiz pueda obtener el nivel de certificación de «cinturón», debe haber comprendido el concepto básico de Six Sigma.
• Cinturón amarillo: Los practicantes de Six Sigma que poseen un cinturón amarillo reciben más formación, que incluye la comprensión de las metodologías este sistema. También pueden convertirse en miembros activos en la gestión de proyectos de control de calidad, aportando ideas y prestando apoyo a los de niveles superiores mediante la revisión de las mejoras en los procesos.
• Cinturón Verde: Los que se gradúan en cinturones verdes pueden realizar un curso especial para obtener la información y los conocimientos adecuados para desarrollar y aplicar diversas técnicas de mejora de procesos. También tienen una mejor comprensión de las herramientas y métodos de Six Sigma. Los poseedores del cinturón verde se ven principalmente en industrias, empresas de fabricación, instituciones sanitarias, empresas de aviación, etc.
• Cinturón negro: Para que un aprendiz adquiera un cinturón negro, debe tener un conocimiento exhaustivo y su aplicación, siendo capaz de dirigir proyectos a largo plazo destinados a la transformación total del negocio. Antes de obtener la certificación de cinturón negro, un aprendiz debe haber completado con éxito un mínimo de dos proyectos Sigma. Ser titular de un cinturón negro significa que puedes formar y entrenar sin ayuda a equipos de proyectos Six Sigma.

Un candidato puede poseer un certificado de cinturón negro maestro si cumple los siguientes requisitos:

• Poseer un cinturón negro,
• Haber completado con éxito un mínimo de diez proyectos Six Sigma,
• Haber sido formado y entrenado en el uso de las tecnologías de la información y la comunicación.
• Entrenar y entrenar a un equipo de cinturones verdes y negros,
• Haber desarrollado métricas y estrategias clave personales, y
• Haber dirigido los mejores proyectos de Six Sigma en diferentes sectores, provocando una importante mejora del negocio.